2023: Das ändert sich für Unternehmen
24.01.2023 – Mehr Digitalisierung, Pflichten und Mindestlohn: Das neue Jahr bringt wichtige Änderungen mit sich, die Unternehmen und Unternehmer auf dem Schirm haben sollten.
Digitale und schlankere Prozesse
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) kommt
Ab dem 1. Januar 2023 reicht es, wenn Ihre Beschäftigten Sie per Telefon oder anderweitig über eine Krankheit informieren – denn mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird der gelbe Zettel überflüssig.
Die eAU können Arbeitgeber ab dem 1. Januar auf digitalem Wege bei der Krankenversicherung Ihrer Beschäftigten bequem abrufen. Vorbereitung ist für Unternehmen wichtig: Sie benötigen für die reibungslose Umsetzung der eAU, falls nicht bereits vorhanden:
- ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm
- eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe
- oder ein systemunterstütztes Zeiterfassungssystem.
In der Einführungsphase wird sicherlich etwas Geduld auf allen Seiten nötig sein, da es zu Störungen beim Abruf der digitalen Krankmeldung kommen kann. Für Betriebe und Arztpraxen, die mehr Zeit für die Umsetzung der eAU benötigen, gilt daher eine gesetzliche Übergangsregelung: Ihr Unternehmen kann, falls notwendig, den gelben Zettel auch ins neue Jahr hinein weiterhin bei der Krankenversicherung einreichen.
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) wird Pflicht
Bei Arbeitgeberprüfungen der Rentenversicherungsträger wird bereits seit dem Jahr 2014 die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) eingesetzt. Ab dem 1. Januar 2023 wird diese grundsätzlich verpflichtend. Damit wird es Unternehmen fortan möglich, die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm elektronisch zu übermitteln.
Umgekehrt stellt die Rentenversicherung dem Arbeitgeber Datensätze für die Meldekorrekturen sowie das Prüfergebnis elektronisch zur Verfügung. Eine Win-Win-Situation für beide Seiten.
Für Arbeitgeber verspricht der flächendeckende Einsatz der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) einige Entlastungen:
Weniger Personalstunden
Durch Definition einheitlicher Datensätze entfällt die intensive Vorbereitung der Prüfung und der Personalaufwand verringert sich.
Weniger Hilfsmittel
Die Bereitstellung geeigneter Hilfsmittel zur Durchführung der Prüfung wie beispielsweise fachkundiges Personal zur Auswertung der Daten entfällt. Es muss gegebenenfalls nur die eigene Abrechnungssoftware aktualisiert werden.
Weniger Vorbereitung
Die taggenaue Vorbereitung und Begleitung der kompletten Prüfung durch einen Betriebsprüfer ist nicht mehr notwendig. Lediglich eine Sachverhaltsklärung und gegebenenfalls eine Schlussbesprechung könnten noch notwendig sein.
Weniger Papier
Die Anforderung von Unterlagen wird erleichtert: Unternehmen müssen Informationen nicht mehr in Papierform zur Verfügung stellen.
Ein wichtiger Hinweis
Der jeweilige Rentenversicherungsträger kann auf Antrag des Arbeitgebers für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf die Übermittlung der Daten verzichten. Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung bleibt daher bis Ende 2026 weiterhin freiwillig.
Unternehmen sollten jedoch bedenken: Neben einer erleichterten Umsetzung durch die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung bietet eine automatisierte Buchhaltung grundsätzlich viele Vorteile. Erfahren Sie mehr in unserem Beitrag zum Thema.
Neues im Arbeitsrecht: mehr Mindestlohn, faire Lieferketten und erleichterte Zuwanderung von Fachkräften
Der Mindestlohn steigt
Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Oktober 2022 bei 12€ brutto in der Stunde. Im Jahr 2023 wird die Mindestlohnkommission turnusmäßig wieder über eine Erhöhung des Mindestlohns beraten. Eine weitere Anhebung könnte daher schon bis zum 30. Juni 2023 verabschiedet werden.
Mindestlohnverstöße können ein Unternehmen teuer zu stehen kommen. Bei Nichtbeachtung des Mindestlohnniveaus kann eine Geldbuße von bis zu 500.000€ verhängt werden. Verstöße gegen Verpflichtungen wie zum Beispiel die Dokumentation der Arbeitszeit werden mit bis zu 30.000€ geahndet. Außerdem kann ein Unternehmen, das gegen die Mindestlohnregelung verstoßen hat, von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden.
Verschärfte Compliance-Pflichten: das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Das neue Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verpflichtet ab dem 1. Januar 2023 Unternehmen mit mehr als 3.000 Mitarbeitern, die Bedingungen in ihren Lieferketten mit Blick auf Nachhaltigkeit und Menschenrechte zu verbessern. Zu den Sorgfaltspflichten der Unternehmen gehören ab dem nächsten Jahr:
- Die Einrichtung eines Risikomanagements und Durchführung einer Risikoanalyse
- Die Verabschiedung einer Grundsatzerklärung der unternehmerischen Menschenrechtsstrategie
- Die Ernennung eines Menschenrechtsbeauftragten
- Die Verankerung von Präventionsmaßnahmen
- Das sofortige Ergreifen von Abhilfemaßnahmen bei festgestellten Rechtsverstößen
- Die Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens
- Eine Dokumentations- und Berichtspflicht über Risiken sowie das Ergreifen von Maßnahmen zur Sicherung der Menschenrechtsstandards
Klein- und mittelständische Unternehmen sind von dem Gesetz eher indirekt als Lieferanten von größeren Firmen betroffen. Für diese bietet sich der KMU-Kompass an, um Nachhaltigkeitsrisiken zu prüfen. Auch ein kostenloser CSR Risiko-Check kann sich lohnen, um mögliche Schwachstellen im eigenen Compliance-Verfahren zu identifizieren und zu beheben.
Die Commerzbank AG ist sich ihrer unternehmerischen Verantwortung zur Achtung der Menschen- und Umweltrechte bewusst. Im eigenen Geschäftsbereich sowie in Lieferketten verpflichtet sie sich, diese zu achten und Betroffenen von Menschenrechts- und Umweltrechtsverstößen Zugang zu Abhilfe zu ermöglichen. Die bisherigen Maßnahmen der Menschenrechtsposition werden damit um die
Grundsatzerklärung zu menschenrechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten ergänzt.
Verlängerte Freizügigkeitsregelung für Arbeitnehmer aus der Region des Westbalkans
Um die Folgen des Fachkräftemangels für Unternehmen zu lindern, eröffnet die sogenannte Westbalkanregelung Staatsangehörigen aus Albanien, Bosnien und Herzegowina, dem Kosovo, der Republik Nordmazedonien, aus Montenegro und Serbien für nahezu jede Beschäftigung einen erleichterten Zugang zum Arbeitsmarkt in Deutschland.
Aufgrund der hohen Nachfrage von Arbeitgebern nach Fachkräften aus der jeweiligen/Unternehmens-Region wurde die Regelung, die zunächst bis Ende 2020 befristet war, bis zum 31. Dezember 2023 verlängert. Sie können also weiterhin Fachkräfte aus dieser Region im vereinfachten Verfahren als Mitarbeiter/Angestellte einstellen.
- Ein verbindliches Arbeitsplatzangebot: Arbeitgeber sollten hierfür einen Arbeitsvertrag unter Vorbehalt ausstellen, der erst nach Visumerteilung startet bzw. der nur bei tatsächlicher Visumerteilung gültig ist.
- Keine Inanspruchnahme von Asylbewerberleistungen: Ihr künftiger Arbeitnehmer darf keine Leistungen nach dem deutschen Asylbewerberleistungsgesetz in den letzten 24 Monaten vor Visumantragstellung bezogen haben.
- Visarechtliche Voraussetzungen: Für die Beantragung einer Arbeitserlaubnis gelten die visarechtlichen Voraussetzungen der jeweiligen deutschen Auslandsvertretung, die sich je nach Land leicht unterscheiden können.
Aufgrund hoher Nachfrage kann sich die Bearbeitung der Visaanträge für Fachkräfte aus der Westbalkanregion zeitlich verzögern. Deshalb kann es über die Westbalkanregelung mitunter länger dauern, bis die Person, die Sie einstellen möchten, einen Botschaftstermin erhält und ihren Arbeitsplatz entsprechend antreten kann.
Leiharbeitnehmerinnen und -arbeitnehmer können die Westbalkanregelung weiterhin nicht in Anspruch nehmen, um eine Tätigkeit am deutschen Arbeitsmarkt anzutreten.
Förderung der betrieblichen Weiterbildung während der Kurzarbeit
Wenn Arbeitgeber die Kurzarbeit nutzen, um Ihre Beschäftigten weiterzubilden, werden sie finanziell gefördert. Bis 31. Juli 2023 wird Unternehmen für die Beschäftigten, die in Kurzarbeit sind und sich gleichzeitig qualifizieren, die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge erstattet (§ 106a SGB III).
Folgende Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein:
- Die Fortbildung wurde während der Kurzarbeit begonnen
- Die Maßnahme dauert mehr als 120 Stunden sowie
- Maßnahme und Träger sind zugelassen
- ODER: Die Maßnahme ist eine Fortbildung im Sinne des Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetzes und der Träger ist anerkannter Anbieter.
Eine Weiterbildung, die bereits vor Beginn der Kurzarbeit begonnen wurde, muss nicht unterbrochen werden. Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Bundesagentur für Arbeit in diesem Fall einen Zuschuss zum Arbeitsentgelt gewähren.