Der Notfallkoffer: Erste Hilfe für den Fall der Fälle

Führungskräfte können durch Unfall, Krankheit oder Tod aus dem Unternehmen gerissen werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sich auf den Ernstfall vorbereiten.

rueckansicht-einer-erfolgreichen-geschäftsfrau-die-durch-ein-fenster-nach-vorne-blickt

Business Continuity: Absichern für den krankheits- oder unfallbedingten Ausfall

Ein Unfall, eine schwere Krankheit oder der Tod können das berufliche und private Leben aller Betroffenen von einem Tag auf den anderen verändern. Als Unternehmer in einer Schlüsselposition sollten Sie frühzeitig für ein solch unerwartet eintretendes Ereignis vorsorgen und sicherstellen, dass das Unternehmen jederzeit erfolgreich weitergeführt werden kann. Business Continuity lautet das Credo. Ohne entsprechendes Nachfolgemanagement und eine Neubesetzung Ihrer Schlüsselposition droht das Unternehmen, durch Führungslosigkeit und unklare Verantwortlichkeiten manövrierunfähig zu werden. Dennoch setzen sich nur wenige Führungskräfte mit diesem Thema auseinander – setzt es doch sehr unangenehme Gedankenspiele voraus. Dabei sollte jede Führungskraft frühzeitig einen „Notfallkoffer“ packen.

Warum sich ein Nachfolgeplan lohnt

Einen Nachfolgeplan für das plötzliche Ableben oder ein krankheitsbedingtes Ausscheiden in der Schublade zu haben, bietet viele Vorteile. Dennoch gilt: Die Planung einer geordneten Nachbesetzung der eigenen Position bzw. der Unternehmensnachfolge kann dadurch natürlich nicht ersetzt werden.

Die Vorteile eines guten Nachfolgemanagements für den Ernstfall auf einen Blick:

Handlungsfähigkeit sichern

Führungskräfte sichern mit guter Nachfolgeplanung die kurz- bis mittelfristige Handlungsfähigkeit eines Unternehmens im Fall eines plötzlichen Ablebens.

Fortbestand des Unternehmens

Wer in einer Schlüsselposition tätig ist, kann so den weiteren Kurs bestimmen und den Fortbestand des Unternehmens damit begünstigen.

Liquiditätssicherung

Pflichtteils- und Güterrechtsansprüche können zu Finanzengpässen und drohenden Liquiditätsproblemen führen. Unternehmen können durch klare Regelungen rechtzeitig vorsorgen.

Streitigkeiten vorbeugen

Streitigkeiten bei Hinterbliebenen im Familien-, Gesellschafter- oder auch Mitarbeiterkreis können durch ein gutes Nachfolgemanagement im Ernstfall vermieden werden.

Absicherung der Familie

Wer für den Fall der Fälle vorsorgt, sichert nicht nur den Unternehmenserhalt, sondern auch den der eigenen Familie.

Tipp: Familiäre Situation nicht vergessen

Die Regelungen für den plötzlichen Nachlassfall betreffen auch die Familien von Unternehmern, die in Schlüsselpositionen tätig sind. So tritt zum Beispiel die gesetzliche Erbfolge in Kraft, wenn zu Lebzeiten keine unternehmerischen Nachfolgeplanung verfasst wird. Nicht selten verfügen die Erben jedoch nicht über die Qualifikationen oder das Anforderungsprofil, um das Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen – oder entscheiden sich bewusst dagegen. Neben den unternehmerischen Entscheidungen müssen daher auch rechtzeitig private Vereinbarungen getroffen werden.

Grundsätzliche Überlegungen für den plötzlichen Nachlassfall

Für eine gute Vorsorge – vor allem im Fall des unvorhersehbaren Ausscheidens eines Unternehmers – sollte Klarheit über grundsätzliche Aspekte der Nachfolgeplanung bestehen.

1

Nachfolge- oder Vertretungsregelung

Wer kann Sie kurz- und langfristig in Ihrer Schlüsselposition vertreten? Wie lange darf jemand ausfallen, bevor die Notfallplanung in Kraft tritt? Die Antworten auf diese Fragen sollten geklärt und schriftlich festgehalten werden.

2

Existenz unterstützender Strukturen

Welche Führungskräfte oder Vertrauenspersonen könnten den designierten Nachfolger unterstützen? Es sollte dafür gesorgt werden, dass sich die beteiligten Parteien, zum Beispiel Steuerberater und Anwalt, bereits kennen.

3

Vollmachten und rechtliche Regelungen

Wer benötigt oder hat bereits welche Vollmachten? Die ausgewählten Mitarbeiter sollten entsprechend informiert und vorbereitet werden. Eine Übersicht über Bevollmächtigte schafft im Ernstfall einen schnellen Überblick.

4

Erbschaftsansprüche

Sollen Erben in der Nachfolgeplanung berücksichtigt werden? Gibt es Pflichtteilbegünstigte, die ausbezahlt werden müssen? Mit Risiko-Lebensversicherungen zugunsten der Miteigentümer oder Partner kann finanziellen Engpässen vorgebeugt werden.

Interfamiliäre oder außerfamiliär Nachfolge im Ernstfall

Um für den Ernstfall vorbereitet zu sein, sollten Unternehmer sich frühzeitig mit der Frage nach einer interfamiliären oder außerfamiliären Nachfolge befassen.

Innerfamiliäre Nachfolge

Vor allem bei Unternehmen in Familienbesitz beginnt eine Nachfolgesuche meist im Kreis der eigenen Verwandtschaft. Daher sollten sich Unternehmer frühzeitig mit den Themen Erben und Schenkungen auseinandersetzen. Neben der rein interfamiliären Nachfolge sind auch Mischformen möglich – das Unternehmen bleibt in Familienbesitz, wichtige Schlüsselpositionen werden allerdings extern besetzt. Bei einer GmbH hat die Entscheidung Auswirkungen auf die Gesellschafterstruktur und muss daher für den Notfallkoffer berücksichtigt werden.

Weiterführende Informationen zum Thema Verschenken, Vererben und Verkaufen finden Sie auf der Website der Commerzbank:

Finanzmanagement und Erbrecht

Für den Fall eines plötzlichen, unerwarteten Ausscheidens gilt es für Unternehmer in Schlüsselpositionen, auch finanzielle Vorkehrungen getroffen zu haben. Denn nicht selten geraten Unternehmen durch Finanzengpässe und drohende Liquiditätsprobleme in Folge von Pflichtteils- und Güterrechtsansprüchen im Todesfall in Schieflage. Häufig sind nicht ausreichend liquide Mittel verfügbar, um Erben auszuzahlen und damit einen Verkauf zu verhindern. Eine Vermögensanalyse im Vorfeld ist daher wichtig. Auch eine eingehende Beratung durch einen Rechtsanwalt und die Experten Ihrer Hausbank ist ratsam – insbesondere für junge Unternehmer und Gründer.

Schritt für Schritt den Notfallkoffer packen

Nachdem die grundsätzlichen Fragen zur weiteren Unternehmensausrichtung nach dem plötzlichen Ableben beantwortet sind, müssen diese in konkrete Nachfolgeplanungen für den Ernstfall umgesetzt werden. Sie sind individuell auf die Bedürfnisse und der Rechtsform des eigenen Unternehmens anzupassen und sollten immer zur Hand sein.

Schritt 1

Sichtung vertraglicher Dokumente

Notwendige Verträge wie Regelungen zur Geschäftsführung und dem Gesellschaftervertrag, ein Testament, aber auch Eheverträge und erbrechtliche Vereinbarungen, müssen geprüft werden.

Schritt 2

Einbindung Experten und Vertrauenspersonen

Ein Notar, Anwalt oder Steuerberater sollten für die Prüfung, Beratung und Ausgestaltung der Dokumente einbezogen werden. Auch unsere Commerzbank-Experten unterstützen gerne.

Schritt 3

Zusammenstellung des Notfallkoffers

Alle Maßnahmen und Verfügungen für den privaten und unternehmerischen Bereich sollten schriftlich festgehalten und gesammelt an einem Ort aufbewahrt werden.

Wichtige Inhalte des Notfallkoffers

Der Notfallkoffer ist eine individuelle unternehmerische Dokumentensammlung. Vorlagen zum Inhalt eines Notfallkoffers, wie sie zum Beispiel viele Handelskammern zur Verfügung stellen, können bei der Erstellung helfen. Der Inhalt des Koffers muss jedoch betrieblichen Besonderheiten Rechnung tragen. Wichtig ist zudem, dass alle enthaltenen Dokumente vollständig, unmissverständlich und aktuell sind. Der Notfallkoffer kann sowohl private als auch geschäftliche Unterlagen beinhalten – je nachdem, wie eng die beiden Lebensbereiche miteinander verwoben sind.

Der Notfallkoffer auf einen Blick

Eine Checkliste der Commerzbank für Ihren individuell zu bestückenden „Notfallkoffer“ steht Ihnen zum Download zur Verfügung. Zudem bieten viele IHKs, wie zum Beispiel die IHK Wiesbaden, umfangreiche Vorlagen für Notfallhandbücher.

Notfallkoffer: Regelmäßig prüfen und aktualisieren

Die Inhalte des Notfallkoffers sollten regelmäßig überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden – mindestens einmal im Jahr und unverzüglich, sollte sich die unternehmerische oder private Situation entscheidend verändern. Auch Vertrauenspersonen wie Familienangehörige oder der Steuerberater müssen rechtzeitig über Änderungen der Inhalte oder des Aufbewahrungsortes der Dokumente informiert werden.

Private Vorsorge nicht vergessen

Neben der beruflichen Nachlassregelung bei einem unvorhergesehenen Ausscheiden ist auch die Vorbereitung auf den Ernstfall im Privaten wichtig. Folgende Dokumente sollten Sie für Ihren privaten Nachlass schriftlich aufsetzen und vorhalten. Möglichst konkrete Formulierungen sind dabei ein Muss:

Vorsorgevollmacht

Sie bevollmächtigen eine Vertrauensperson, im Ernstfall stellvertretend für Sie zu handeln und zu entscheiden – entweder vollumfänglich oder nur in einzelnen Bereichen.

Betreuungsverfügung

Darin können Sie einen gesetzlichen Betreuer vorschlagen, der sich um Ihre Angelegenheiten kümmern. Ohne eine Vollmacht wird ein Betreuer gerichtlich verfügt.

Patientenverfügung

Sie regelt medizinische Behandlungswünsche. Sie stellt sicher, dass der Patientenwillen umgesetzt wird, auch wenn die betroffene Person ihn nicht mehr äußern kann.

Finanzielle Absicherung der Familie

Eine Risikolebensversicherung, eine Berufsunfähigkeitsversicherung und eine private Haftpflicht können bei Tod oder schwerer Krankheit die Familie finanziell schützen.

Dokumentation aller Vermögensgegenstände

Wer zu Lebzeiten das eigene Vermögen ordnet und dokumentiert, erleichtert Betreuern, Erben und Vertrauenspersonen die Verwaltung im Ernstfall.

Eine Checkliste zur privaten Vorsorge für den Ernstfall finden Sie auf der Website der Commerzbank. Weitere interessante Informationen enthält auch die Internetseite des Bundesministeriums der Justiz. Hier können auch Broschüren angefordert werden.

Expertentipps zur Vorbereitung für den Ernstfall

Unsere Spezialisten der Commerzbank kennen sich mit allen Aspekten rund um das Thema Unternehmensnachfolge aus – auch der plötzlichen Nachfolgeregelungen im Todesfall. Nachfolgend beantwortet ein Experte der Commerzbank drei der ihm am häufigsten gestellten Fragen im Beratungsgesprächen.