Was kostet eigentlich eine Hausverwaltung?

Die Verwaltung von Haus und Wohnung in andere Hände geben, klingt bequem! Welche Leistungen erbringt ein Hausverwalter und welche Kosten entstehen dabei?

Ein Paar im Gespräch mit einem Berater in einem modernen Büro,

Kosten und Nutzen einer Hausverwaltung im Überblick

Reparaturen, Nebenkosten, Vermietung – das sind nur einige Beispiele für die zahlreichen Aufgaben, die bei einer Immobilie anfallen. Welche davon können an eine Hausverwaltung übergeben werden? Wie sieht die rechtliche Seite aus und was kann eine Verwaltung für ihre Leistungen verlangen?

Eine Immobilie macht Arbeit, besonders dann, wenn es auch vermietet wird. Viele Eigentümer delegieren diese Aufgaben an eine Hausverwaltung. Gibt es in einer Immobilie mit mehreren Parteien mehrere Eigentümer, so ist eine ordentliche Verwaltung nach § 20 Wohnungseigentumsgesetz vorgeschrieben. Die Hausverwaltung kann jedoch auch von einem der Eigentümer übernommen werden. Eine professionelle Hausverwaltung rechnet einige der Kosten als Pauschale je Einheit ab. Andere Leistungen fallen nicht regelmäßig an und werden deshalb gesondert veranschlagt.

Welche Leistungen fallen in den Aufgabenbereich einer Verwaltung?

Da die Aufgaben rund um ein Objekt und jede einzelne Wohnung komplex sind, teilen Hausverwaltungen die Kosten in drei Bereiche auf:
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Die WEG-Verwaltung für ein Mehrfamilienhaus

Alle Tätigkeiten, die die Gemeinschaftsbereiche einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) betreffen, organisiert die Hausverwaltung. Sie kümmert sich um die ordentliche Eigentümerversammlung, bereitet Wirtschaftsplan und die Höhe der Instandhaltungsrücklagen vor und dokumentiert den Beschluss. Die Verwaltung holt Angebote bei Handwerkern für Reparaturen am Objekt ein und überwacht die Ausführung. Außerdem gehören noch die Abrechnung der Nebenkosten, die Überwachung der Zahlungen und die Buchführung zu ihren Leistungen. Welche Aufgaben die Hausverwaltung im einzelnen Objekt aber tatsächlich durchführt, hängt von den Vereinbarungen im Verwaltervertrag ab.

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Die Mietverwaltung für ein Objekt oder eine Wohnung

Bei dieser Form der Hausverwaltung kommen zu den kaufmännischen und überwachenden Leistungen rund um das Objekt noch die Verwaltung der Vermietung und der einzelnen Einheit hinzu. Zu den Aufgaben der Mietverwaltung können

  • die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen für die Mieter,
  • die Überwachung von Reparaturen und Renovierungen in der Wohnung,
  • die Kontrolle der Mietzahlungen,
  • die Vermietung selbst inklusive Mietvertrag und
  • die Übergabe bei Ein- und Auszug gehören.

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Die Verwaltung von Sondereigentum mehrerer Einheiten

Besitzen Sie eine Wohnung innerhalb einer WEG, die Sie vermieten möchten? Dann könnte die Sondereigentumsverwaltung etwas für Sie sein. Hier ist es Aufgabe des Verwalters, die Vermietung, Überwachung von Renovierungsarbeiten, Probleme mit dem Mieter und die Nebenkostenabrechnung zu übernehmen. Häufig können Sie die WEG-Verwaltung des Objekts zusätzlich mit der Sondereigentumsverwaltung beauftragen.

Wann muss es unbedingt eine Hausverwaltung sein?

Die Sondereigentums- und die Mietverwaltung kann jeder Eigentümer selbst übernehmen. Bei großen Objekten ist speziell die Mietverwaltung aber eine enorme Aufgabe. Einen Teil der Arbeit können Sie an einen Makler delegieren, nämlich neue Mieter zu finden. Er hilft, die Zahlungsfähigkeit des Mieters zu prüfen, den Mietvertrag korrekt aufzusetzen oder die Übergabe der Wohnung an den Mieter zu regeln. Alles rund um Renovierung, Nebenkostenabrechnung und Zahlungseingang klärt dann der Eigentümer. Für eine mühelose Abwicklung der Mieteinnahmen und Zahlung der Handwerkerrechnungen kann Online-Banking sinnvoll und hilfreich sein. Das spart Ihnen Zeit und Kosten bei der Eigenverwaltung.

Die WEG-Verwaltung steht auf einem anderen Blatt. Sie ist vom Gesetzgeber vorgesehen, kann aber von einem der Eigentümer einer Einheit durchgeführt werden. Für seine Leistungen steht ihm dann ebenfalls eine Entlohnung zu. Allerdings ist dieser Verwalter keine neutrale, dritte Partei und hat den Nachteil der fehlenden Erfahrung. Die Selbstverwaltung durch einen der Eigentümer will also gut überlegt sein.

Wer ist dafür zuständig, eine Hausverwaltung zu engagieren?

Bevor der Verwaltervertrag abgeschlossen wird, sollten sich die Parteien bewusst sein, wer überhaupt gesetzlich berechtigt ist, einen Verwalter zu bestellen.
Eigentumsverhältnis1 EigentümerObjekt1 WohnungVerwaltungSondereigentumsverwaltungWer bestellt den Hausverwalter?der Eigentümer
Eigentumsverhältnis1 EigentümerObjektmehrere WohnungenVerwaltungMietverwaltungWer bestellt den Hausverwalter?der Eigentümer
Eigentumsverhältnisverschiedene EigentümerObjektmehrere EinheitenVerwaltungWEG-VerwaltungWer bestellt den Hausverwalter?die Eigentümerversammlung mit Mehrheitsbeschluss

Welche rechtlichen Bedingungen gehören zum Verwaltervertrag?

Grundsätzlich ist es nicht festgelegt, welche Leistungen der Hausverwalter in Ihrem Objekt übernimmt. Das vereinbaren Sie im Verwaltervertrag. Einige Eigentümergemeinschaften geben nur Teile der Verwaltung an einen Profi ab. Im Vertrag sollten Sie auch die Kosten für die Hausverwaltung finden. Achten Sie darauf, dass pauschale Kosten für regelmäßige Leistungen und die Preise für Sonderleistungen niedergeschrieben werden. Per Gesetz sind Pflichten und Leistungen für den WEG-Verwaltervertrag bereits eingegrenzt und vorgegeben, anders bei den Verträgen für die Sondereigentums- und Mietverwaltung. Hier muss der Eigentümer darauf achten, wie das Leistungsspektrum, Kündigungsfristen, Laufzeiten und Kosten festgelegt werden.

Information: Die Kosten für die Hausverwaltung können Sie nicht in der Nebenkostenabrechnung an Ihre Mieter weiterreichen. Diese Ausgaben vermindern also die Mieteinnahmen.

Wie finden Sie eine zuverlässige Hausverwaltung?

In der Regel kommt gute Arbeit vom Fachmann. Das ist bei der Hausverwaltung schwieriger, da es keinen Ausbildungsberuf für den Bereich gibt. Die meisten Verwalter kommen aus der Richtung Immobilienkaufmann und haben dadurch Fachwissen und eine gute Grundlage. Doch Eigentümer können kaum die berufliche Qualifikation nachvollziehen. Daher müssen sie sich bei der Auswahl der richtigen Hausverwaltung auf andere Informationen stützen:

  • Qualifizierte Immobilienverwalter organisieren sich in zwei Verbänden, dem VDIV (Verband der Immobilienverwalter Deutschland) und dem BVI e.V. (Bundesfachverband der Immobilienverwalter e. V.). Beide Verbände führen ein einsehbares Mitgliedsregister.
  • Erfahrene Hausverwalter können gepflegte Objekte als Referenz vorweisen.
  • Häufig kennen Bekannte und Freunde aus ihrem Wohnobjekt einen vertrauenswürdigen Verwalter.
  • Die Gestaltung des Verwaltervertrags ist klar, verständlich und übersichtlich.

Tipp: Damit Fehler der Hausverwaltung nicht zur teuren Kostenfalle für die Eigentümer werden, sollte der Betrieb eine Berufshaftpflichtversicherung nachweisen können.

Welche Kosten entstehen bei der Hausverwaltung?

Pauschalen, prozentuale Berechnungen von den Mieteinnahmen und konkret angefallene Kosten gehören alle in die Abrechnung einer Verwaltung. Der Verband DDIV legt in regelmäßigen Abständen eine Studie zu den Kosten seiner Mitglieder an. Was darf die Hausverwaltung alles ansetzen?

Die Kosten der WEG-Hausverwaltung

Reguläre Leistungen rechnen die meisten Hausverwalter nach einem Regelsatz ab, der im Vertrag vereinbart wird. Er gilt je Einheit und Monat und liegt in Deutschland etwa zwischen 18 und 30€. Die Höhe richtet sich danach,

  • in welcher Region das Objekt liegt,
  • wie gepflegt es ist,
  • ob es Probleme zwischen den Eigentümern gibt
  • und wie viele Wohneinheiten es hat (dabei gilt: je kleiner die Anlage, desto teurer der Regelsatz).

Stellplätze und Garagen haben ebenfalls eine eigene Pauschale, etwa 3 bis 5€ müssen Sie dabei rechnen. Im Verwaltervertrag sollten als Leistungen für diese Pauschalen Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan, Sonderumlagen und Beschlusssammlung, die Organisation und das Abhalten der regulären Eigentümerversammlung und alles rund um Renovierungsmaßnahmen enthalten sein. Bietet eine Hausverwaltung eine niedrige Pauschale an, weist sie Kosten wie Porto, Telefon, Einholen von Angeboten und Ähnliches vielleicht als separate Posten auf der Rechnung aus. Das sollten Eigentümer vor Unterschrift des Verwaltervertrags prüfen.

Sondervergütungen der WEG-Hausverwaltung

Fallen in einem Jahr zusätzliche Leistungen an, kommen diese Kosten als Sondervergütungen in die Rechnung. Dazu gehören:

  • eine außerordentliche Eigentümerversammlung
  • Instandhaltungsmaßnahmen mit einem hohen Arbeitsaufwand
  • Erhebung einer Sonderumlage
  • Mahnungen bei unbezahlten Nebenkostenabrechnungen
  • Versicherungsschäden
  • Eigentümerwechsel

Die Sondervergütungen erhebt die Hausverwaltung nach Kostenaufwand, Eigentümer können über die Preise auch verhandeln.

Die Kosten der Mietverwaltung

Benötigen Sie eine Hausverwaltung für ein Objekt mit Mietwohnungen, bezahlen Sie in Deutschland zwischen 20 und 30€ pro Wohnung und Monat, Garagen und Stellplätze 3 bis 5€. Die Kosten der Mietverwaltung sind abhängig von der Anzahl der Einheiten, denn je mehr Wohnungen, desto niedriger die Pauschale. Andere Verwalter fordern für die Mietverwaltung einen Anteil der Kaltmiete. 5 bis 6% sind durchaus im Bereich des Möglichen. Auch für den Umgang mit den Mietern können Sondervergütungen für außerordentliche Leistungen der Hausverwaltung anfallen.

Die Kosten der Sondereigentumsverwaltung

Schließen Sie einen Vertrag über die Verwaltung einer Wohnung unabhängig von der WEG-Verwaltung ab, können monatliche Kosten von 25 bis 32€ für Ihre Einheit auf Sie zukommen. Billiger ist es, die WEG-Verwaltung damit zu beauftragen. In diesem Fall liegt die Pauschale bei etwa 18 bis 28€ zusätzlich zu den Kosten der WEG-Verwaltung. Sondervergütungen bezahlen Sie, wenn die Hausverwaltung Leistungen in Verbindung mit der Wohnung oder dem Mieter erbringt, die gemäß Verwaltervertrag nicht im Regelsatz enthalten sind.

Ein Beispiel für die Kosten der Hausverwaltung

Als Eigentümer bezahlen Sie monatlich eine Vorauszahlung für die Nebenkosten. Darin sind auch die Kosten der Hausverwaltung enthalten. Zum Jahresende erstellt der Verwalter die Jahresabrechnung, in der die angefallenen Ausgaben mit den bereits gezahlten Beträgen gegengerechnet werden. Je nachdem, wie hoch die Kosten ausgefallen sind, erhalten Sie eine Erstattung oder müssen nachzahlen. Die monatlichen Abschlagszahlungen steuern Sie am bequemsten mit einem Dauerauftrag, den Sie bei Ihrem kostenlosen Girokonto anlegen.

Wie hoch kann der Anteil der Hausverwaltung an den Nebenkosten sein?

Angenommen eine Wohnung, die sich in einem Objekt mit 8 Einheiten befindet, soll zusätzlich zur WEG-Verwaltung noch eine Sondereigentumsverwaltung erhalten. Die WEG-Verwaltung kostet den Eigentümer für seine Einheit in diesem Fall etwa 25€ pro Monat, eine zusätzliche Garage 5€. Dazu addiert sich ein angenommener Regelsatz für das Sondereigentum von weiteren 25€. So zahlt der Eigentümer im Beispiel monatlich zusätzlich 55€ für die Verwaltung seiner Wohnung an Nebenkosten. In der Jahresabrechnung stellt sich heraus, dass Sondervergütungen angefallen sind. Eine außerordentliche Eigentümerversammlung berechnet der Hausverwalter mit 18€ je Einheit. Sie erhöhen die Jahresabrechnung. In diesem Jahr sind für die umfangreichen Verwaltungsaufgaben daher 678€ an Kosten aufgelaufen.

5 Spartipps für die Kosten der Hausverwaltung

Eine Hausverwaltung kann auf Dauer Einiges kosten. Beachten Sie deshalb im Vorfeld die folgenden Tipps, um die Kosten so gering wie möglich zu halten.

Vergleichen Sie Hausverwaltungen.

Achten Sie beim Vergleich der Hausverwalter auf mit dem Regelsatz abgedeckte Leistungen. Eventuell lohnt es sich, den Verwalter mit der höheren Pauschale aber dem größeren Leistungsangebot zu engagieren, denn Sondervergütungen summieren sich schnell.

Greifen Sie zu einer Hausverwaltung aus der Gegend.

Kurze Fahrtstrecken zur Immobilie ermöglichen es den Mitarbeitern, sich zu moderaten Preisen gut um Ihr Objekt zu kümmern.

Wählen Sie eine Hausverwaltung nach den richtigen Kriterien aus.

Denn Billiganbieter sind oft unerfahren. Das kann zu teuren Fehlern führen, die die Hausgemeinschaft ausbaden muss. Qualität hat auch in diesem Bereich ihren Preis.

Gehen Sie in Eigenleistung.

Können Sie teilweise Aufgaben der Hausverwaltung selbst übernehmen? So sparen Sie deutlich Kosten. Unser kostenloses Girokonto mit flexibler Kreditkarte unterstützt Sie dabei, sich um Renovierungen und Hausmeisterarbeiten für das Objekt zu kümmern.

Übertragen Sie die Sonderverwaltung Ihrer Wohnung der WEG-Hausverwaltung des Objekts.

Die Firma ist im Gebäude schon aktiv und kennt die Gegebenheiten. Durch den reduzierten Aufwand kann sie Ihnen einen wesentlich günstigeren Preis machen als eine Fremdfirma.

Wie kündigen Sie einem nachlässigen Verwalter?

Das Gesetz sieht für die WEG-Verwaltung eine Laufzeit von 3 oder 5 Jahren vor. Ob die Eigentümer danach den Vertrag verlängern, liegt in ihrem Ermessen. Eine Kündigung vor Ablauf der Frist richtet sich nach dem Inhalt des Verwaltervertrags. Die Eigentümergemeinschaft kann den Verwalter jederzeit abberufen, wenn sie mit seinen Leistungen nicht einig geht oder das Verhältnis zerrüttet ist. Unter Umständen müssen jedoch die Zahlungen fortgeführt werden, obwohl die Hausverwaltung dann ihre Arbeit einstellen wird. Die Kündigung muss sich nämlich nach den vereinbarten Kündigungsfristen richten. Ein Verwaltervertrag für die Sondereigentums- oder Mietverwaltung hat keine gesetzlich festgelegte Laufzeit. Hier einigen sich Eigentümer und Hausverwaltung über die Bedingungen von Kündigung und Ablauf oder Verlängerung des Vertrags.

Ist die fristlose Kündigung der Hausverwaltung möglich?

Eigentümer können auch eine fristlose Kündigung aussprechen. Jedoch ist dafür ein guter Grund notwendig. Verstößt die Hausverwaltung mehrfach gegen den Verwaltervertrag, wird ihr Betrug nachgewiesen oder ist es zu ernsthaften Pflichtverletzungen gekommen? Dann ist eine sofortige Kündigung wahrscheinlich unumgänglich. Gerichte beschäftigen sich regelmäßig mit den Gründen für eine Kündigung bei problematischen Verhältnissen von Hausverwaltung und Eigentümern.

Was müssen Sie beim Wechsel der Hausverwaltung beachten?

Für einen idealen Start der folgenden Verwaltung müssen alle Unterlagen der Hausgemeinschaft übergeben werden. Auch bei einem Streit mit dem alten Hausverwalter ist das kein Problem, denn die Dokumente, der Schriftverkehr und die Rechnungen gehören der WEG. Bestehen Sie auf der Anfertigung eines Übergabeprotokolls, damit die Papiere wirklich komplett sind.

Lohnen sich die Kosten einer Hausverwaltung wirklich?

Für die kaufmännische und technische Verwaltung einer Wohngemeinschaft oder eines Mietobjekts sind unzählige verschiedene Aufgaben zu erledigen. Eine professionelle Hausverwaltung bringt notwendiges Fachwissen und die Erfahrung mit, um zwischen den Eigentümern zu vermitteln, Zahlungen abzuwickeln und Renovierungen zu koordinieren. Viele Leistungen sind als Pauschale je Einheit im Verwaltervertrag vereinbart, andere kommen als Sondervergütung hinzu. Da es keine spezielle Ausbildung für Hausverwalter gibt, ist die Auswahl einer kompetenten Verwaltungsfirma unerlässlich.