5 Punkte für eine korrekt erstellte Rechnung

Die Rechnungsstellung ist auch im Geschäftsalltag von Kleinunternehmern unerlässlich. Wie erfolgt diese formal korrekt und welche Fehler sollten Sie vermeiden?

Junge Frau im Jeans-Overall sitzt in einem Lager und packt ein Paket.

Rechnungsstellung - was müssen Sie beachten?

Zum Erfolg im Geschäftsleben gehört die formal und sachlich korrekte Rechnungsstellung dazu. Dies gilt auch für Kleinunternehmer, die trotz Ihrer überschaubaren, selbstständigen Einnahmen pro Jahr auf eine professionelle Stellung Ihrer Rechnung achten sollten. Im Folgenden haben wir 5 relevante Punkte für Sie zusammengefasst, damit Sie ab der ersten Rechnung einen guten Eindruck bei Ihren Geschäftspartnern und Kunden hinterlassen.

1. Punkt: Grundlegendes zu Rechnungen als Kleinunternehmer

Nicht jeder Selbstständige startet gleich mit einem vollwertigen Gewerbe durch. Für viele handelt es sich um einen Nebenverdienst oder einen ersten Einstieg in die Selbstständigkeit. Auch wenn hier Rechnungen wie bei einem großen Unternehmen zu stellen sind, kommt der Staat sogenannten Kleinunternehmern steuerlich entgegen.

Wer ist überhaupt Kleinunternehmer?

Den Status als Kleinunternehmer erhalten Selbstständige und Unternehmen abhängig von Ihren jährlichen Einnahmen. Zwei Voraussetzungen sind gemäß §19 UStG zu erfüllen, damit eine Anfrage beim Finanzamt auf Berücksichtigung des Kleinunternehmer-Status erfolgen kann:

  1. Im Vorjahr dürfen die umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen des Unternehmens nicht über 22.000€ gelegen haben (Regelung seit 2020, für 2019: 17.500€)
  2. Im laufenden Jahr übersteigen die umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen nicht 50.000€.

Sobald eine der beiden Voraussetzungen verletzt ist, erhält der Selbstständige den Status eines vollwertigen Unternehmens. Achtung: Selbst wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, wird der Selbstständige nicht automatisch als Kleinunternehmer angesehen. Er muss beim Finanzamt explizit einen Antrag auf den Status als Kleinunternehmer stellen.

Müssen Kleinunternehmer Rechnungen stellen?

Alleine durch eine inhaltlich und formal korrekt gestellte Rechnung ist eine Abrechnung Ihrer erbrachten Services und Lieferungen möglich. Die Rechnungsstellung bei einem Kleinunternehmer stellt somit keinen Unterschied gegenüber einem größeren Unternehmen dar. Da durch den Status als Kleinunternehmer im Regelfall keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, ist die Vorlage zur Rechnungsstellung lediglich etwas anders aufzubauen.

Der §14 UStG klärt eindeutig, welche Unternehmensformen in Deutschland Rechnungen für ihre Leistungen zu stellen haben. Kleinunternehmer gehören explizit hierzu, auch wenn es nicht zum Ausweisen der Umsatzsteuer kommen sollte. Die formale Korrektheit der gestellten Rechnungen ist entscheidend, da nur so der Empfänger der Rechnung der Aufforderung nach einem Begleichen des Rechnungsbetrags nachkommen muss.

2. Punkt: Was sind Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung?

Damit die Rechnungsstellung formal als korrekt anzusehen ist, müssen eine Reihe von Pflichtangaben im Rechnungsschreiben zu finden sein. Hierzu gehören:

Basisdaten des Rechnungsstellers

Der Rechnungssteller, also der Kleinunternehmer bzw. der Selbstständige, müssen dem Schreiben mit Namen und vollständiger Adresse entnehmbar sein.

Basisdaten des Rechnungsempfängers

In ähnlicher Weise muss aus dem Dokument der Empfänger der Rechnung mit vollständigem Namen und Adresse zu entnehmen sein.

Ausstellungsdatum & Lieferzeitpunkt

Die Rechnung muss ein Ausstellungsdatum beinhalten. Dies ist beispielsweise für die Fristen zur Begleichung der Rechnung sowie Gewährleistungen und Garantien wichtig. Kommt es zu einem abweichenden Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung, ist dieser ebenfalls anzugeben.

Rechnungsnummer

Eine korrekt gestellte Rechnung beinhaltet eine fortlaufende Rechnungsnummer. Diese wählt der Rechnungssteller frei, allerdings muss eine eindeutige Zuordnung von Rechnung und Nummer möglich sein.

Steuernummer

Um den Rechnungssteller steuerlich eindeutig zu identifizieren, hat dieser auch als Kleinunternehmer seine Steuernummer korrekt anzugeben. Alternativ ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UmSt-Id-Nr.) möglich, sofern freiwillig auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtet wird. In diesem Fall ist explizit ein Hinweis auf die Steuerbefreiung anzugeben.

Leistungen & Rechnungsbeträge

Letztlich sind die erbrachten Leistungen mit ihren zugehörigen Rechnungsbeträgen einzeln und in der Gesamtsumme aufzuführen. Wird zusätzlich Umsatzsteuer vereinnahmt, ist diese gesondert zum Nettobetrag der erbrachten Leistungen auszuweisen.

Kontoverbindung

Der Empfänger der Rechnung muss erkennen können, wie er den Rechnungsbetrag an den Rechnungssteller übermitteln kann. Dies wird beispielsweise durch die Angabe der Kontonummer für Ihr Geschäftskonto bei der Commerzbank möglich.

3. Punkt: Kleinunternehmen und die Umsatzsteuer

Wie mehrfach angedeutet, zeichnet sich ein Kleinunternehmer primär dadurch aus, Umsatzsteuer gemäß §19 UStG auszuweisen und abführen zu müssen. Grundsätzlich hat jede in Deutschland gestellte Rechnung Mehrwertsteuersätze von 7% oder 19% je nach erbrachter Leistung auf die Rechnungsbeträge auszuweisen. Wer sich mit geringen Jahreseinnahmen als Kleinunternehmer fühlt, kann somit nicht einfach auf das Ausweisen der Umsatzsteuer verzichten.

Die sogenannte Kleinunternehmerregelung hat der Gesetzgeber eingeführt, um kleinere Selbstständige bewusst zu entlasten. Diesen sollen durch den Verzicht auf Umsatzsteuer steuerliche Formalitäten erspart werden. Gleiches gilt für die Finanzämter bei der Sichtung und Bearbeitung von Steuererklärungen der betroffenen Kleinunternehmen.

Vor- und Nachteile der Ausweisung von Umsatzsteuer

Im Regelfall entscheiden sich Kleinunternehmer für diese Option und führen keine Umsatzsteuer ab. Der Kleinunternehmer hat jedoch eine Wahlmöglichkeit und kann sich bewusst für die Abfuhr von Umsatzsteuer entscheiden. Beide Varianten bringen Vor- und Nachteile mit sich, die wir im Folgenden genauer darstellen möchten:

Die Vorteile

Die Rechnungsstellung vereinfacht sich erheblich, wenn Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie müssen nicht den gültigen Umsatzsteuersatz ermitteln und die Steuerbeträge neben ihren Nettobeträgen gesondert ausweisen. Stattdessen rechnen Sie einfach den angesetzten Rechnungsbetrag ab.

Auch Ihr Kontakt mit dem Finanzamt lässt sich durch Nutzung der Kleinunternehmerregelung erheblich reduzieren. So sind Sie nicht verpflichtet, jährlich oder vierteljährlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen in digitaler Form zu übermitteln. Außerdem entfällt das jährliche Erstellen der Umsatzsteuererklärung. Gerade für Selbstständige mit einem kleinen Nebenverdienst, die sich ungern in steuerliche Themen eindenken, stellt diese eine wertvolle Entlastung dar.

Die Nachteile

Wenn Sie selbst keine Umsatzsteuer ausweisen, können Sie die Umsatzsteuer erhaltener Rechnungen hiermit nicht verrechnen. Als Kleinunternehmen zahlen Sie somit den vollen Bruttorechnungsbetrag erhaltener Rechnungen. Dies kann finanziell unattraktiv sein, wenn Sie zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit viele Investitionen tätigen und dadurch zahlreiche Rechnungen zu begleichen haben.

Durch das fehlende Ausweisen der Umsatzsteuer erkennt der Empfänger der Rechnung, dass es sich bei Ihrem Betrieb um ein Kleinunternehmen handelt. Dies kann unterbewusst den Eindruck eines nicht vollwertigen und vertrauensvollen Betriebs erzeugen. Das Ausweisen von Umsatzsteuer würde im Gegenzug anzeigen, dass Sie bereits ein voll etabliertes und seriöses Unternehmen sind.

Haben Sie sich freiwillig für das Ausweisen und Abführen von Umsatzsteuer (gemäß §19 UStG) entschieden, sind Sie für die nächsten fünf Jahre an diese Regelung gebunden. Sie können somit nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, selbst wenn Ihre Umsätze sinken oder Sie aus anderen Gründen diese formale Erleichterung anstreben.

Die Kleinunternehmerregelung richtig verstehen

Die Kleinunternehmerregelung ist eine sinnvolle und beliebte Einrichtung, die der Gesetzgeber geschaffen hat und die von kleinen Unternehmen seit Jahrzehnten beansprucht wird. Für die meisten kleinen Unternehmen und Selbstständigen, die etwas nebenbei hinzuverdienen möchten, ist eine Inanspruchnahme der Regelung sinnvoll. Das Finanzamt kann den Antrag hierauf nicht verweigern, sofern die oben genannten Grenzbeträge erfüllt sind.

Über einen Verzicht auf die Regelung nachzudenken, lohnt mit jeder zusätzlichen Ausgabe des Kleinunternehmens mit einem betrieblichen Bezug. Wenn Sie einen Geschäftskredit bei der Commerzbank zurückzahlen, monatliche Kosten für Lieferungen und Betriebsräume zahlen oder Ihr Firmenstart mit fortlaufenden Investitionen verbunden ist, kann der Verzicht umso reizvoller werden. Bedenken Sie immer: Beim Begleichen gestellter Rechnungen zahlen Sie 7,0% oder 19,0% zusätzlich, die ansonsten im Rahmen Ihre Abzugsberechtigung der Vorsteuer verrechnet würden.

Wenn Sie unsicher sind, ob die Regelung individuell für Sie lohnt oder nicht, nehmen Sie die Beratung eines Steuerberaters in Anspruch. Dies hilft ohnehin, bei Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit keine formalen oder steuerrechtlichen Fehler zu begehen.

Was passiert, wenn Umsatzsteuer versehentlich ausgewiesen wurde?

Nicht selten stellen unerfahrene Selbstständige und Kleinunternehmen Ihre Rechnung zuzüglich Mehrwertsteuer, obwohl Sie eigentlich von der Kleinunternehmerregelung profitieren möchten. Hat dies das Finanzamt akzeptiert und wird die Rechnung trotzdem inklusive Umsatzsteuer gestellt, muss diese im Regelfall an das Finanzamt überwiesen werden.

Ein Beispiel: Ein Kleinunternehmer stellt eine Rechnung über einen Nettobetrag von 500€ und weist fälschlicherweise Umsatzsteuer in Höhe von 19,0% aus, was 95€ entspricht. Diese 95€ darf er nicht einfach als zusätzlichen Umsatz vereinnahmen, sondern muss sie an das Finanzamt abführen. Alternative ist eine Korrektur der Rechnung möglich, wobei auch der Rechnungsempfänger den Betrag ohne Umsatzsteuer zahlt. So umgeht der Kleinunternehmer die zusätzliche Zahlung an das Finanzamt.

4. Punkt: Fristen für die Aufbewahrung von Rechnungen

Ähnlich wie große Unternehmen sind Sie als Selbstständiger oder Kleinunternehmer angehalten, Ihre gestellten Rechnungen aufzubewahren. Die Frist beträgt hierbei 10 Jahre, wobei dies sowohl für das Original der Rechnung als auch eine zusätzlich erstellte Kopie des Rechnungsschreibens gilt.

Eine gewissenhafte Buchhaltung ist für Kleinunternehmer wichtig, selbst wenn diese innerhalb eines Jahres nur wenige Rechnungen stellen und erhalten. Die Rechnungen sind im Original und als Kopie am besten sortiert nach der fortlaufenden Rechnungsnummer zu archivieren. Hierbei sollten Sie eine Trennung von erhaltenen und gestellten Rechnungen vornehmen und diese nach Monaten und Jahren sortieren. Eine Buchhaltungssoftware ist hierbei eine wertvolle Hilfe, wobei die reine Digitalisierung der Rechnungen für eine rechtssichere Archivierung nicht ausreicht.

5. Punkt: Formale Fehler durch kostenlose Vorlagen vermeiden

Für jeden Kleinunternehmer ist der Einstieg in die Selbstständigkeit nicht einfach. Viele Fragen gilt es abzuklären, wobei Themen wie Versteuerung und Rechnungsstellung eher unangenehm sind. Damit mögliche Probleme gar nicht erst auftreten, sollten Kleinunternehmer von Anfang an auf eine Rechnungsvorlage zurückgreifen, die der eigenen Situation entspricht.

Hierbei ist alleine zu beachten, ob die Rechnungsvorlage ein Ausweisen von Umsatzsteuer vorsieht oder nicht. Für beide Fälle lassen sich Vorlagen aus dem Internet seriöser Anbieter finden, mit denen die Rechnungsstellung einfach wird. Solche Vorlagen lassen sich individuell anpassen, beispielsweise um neben Firmennamen und Anschrift auch ein eigenes Firmenlogo ins Schreiben einzubinden. Auf diese Weise sind Sie bestens auf die anstehende Rechnungsstellung vorbereitet.

Die häufigsten Fehler bei der Rechnungsstellung

Bei der Verwendung von Rechnungsvorlagen empfehlen wir Ihnen explizit auf folgende Punkte zu achten:

Die Steuernummer wird nicht angegeben

Sofern Selbstständige von der Kleinunternehmerregelung profitieren, verfügen Sie nicht über eine Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UmSt-ID-Nr). Dies stellt jedoch keine generelle Befreiung von der Angabe einer Steuernummer dar. Tatsächlich muss jede Rechnung eine solche Nummer beinhalten.

Wenn Sie über keine UmSt-ID-Nr verfügen, müssen Sie die vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer Ihres Unternehmens verwenden. Wichtig ist, dass der Empfänger der Rechnung Sie steuerlich eindeutig identifizieren kann. Gleiches gilt für das Finanzamt, wenn Sie Ihre Rechnungsschreiben später bei der Steuererklärung einreichen.

Die Rechnungsbeträge wurden nicht sauber getrennt

Aus jeder Rechnung muss eindeutig hervorgehen, für welche Leistungen Sie welchen Betrag in Rechnung stellen. Falls Sie die Lieferung unterschiedlicher Waren oder mehrere Dienstleistungen in Rechnung stellen, sind diese einzeln auf der Rechnungsvorlage anzugeben.

Dies gilt umso mehr, wenn Sie nicht von der Kleinunternehmerregelung profitieren. Für jede einzelne Leistung müssen Sie die Umsatzsteuer angeben, um diese am Ende zu einem Gesamtbetrag zu addieren und die gesamte Rechnungssumme anzugeben. Hierbei kann es vorkommen, dass Sie unterschiedliche erbrachte Leistungen zu einem abweichenden Umsatzsteuersatz abrechnen. Auch dies sollte Ihrer Rechnung eindeutig zu entnehmen sein.

Ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung fehlt

Es reicht nicht aus, selbst über die Nutzung der Kleinunternehmerregelung Bescheid zu wissen. Diese ist bei der Rechnungsstellung dem Empfänger der Rechnung offen mitzuteilen. Hierzu reicht im Regelfall ein einfacher Satz mit Bezug auf die Regelung gemäß §19 UStG. Erfolgt dieser Hinweis nicht explizit, kann der Empfänger der Rechnung fälschlicherweise annehmen, Umsatzsteuer wäre abgeführt worden.

Der Rechnungsempfänger wird sich vielleicht über die fehlende Trennung von Nettobeträgen und Umsatzsteuer auf Ihrer Rechnung wundern, wird jedoch trotzdem den Gesamtbetrag überweisen. Die Buchhaltung des Rechnungsempfängers kann annehmen, dass 7% oder 19% Umsatzsteuer im Gesamtbetrag enthalten waren und nutzt diesen Anteil zum Vorsteuerabzug. Fällt dies dem Finanzamt auf, kann im schlimmsten Fall ein Einziehen der Steuer aus dem eigentlich vereinnahmten Nettoanteil des Rechnungsbetrags erfolgen.

Die Stellung einer Rechnung kann für Kleinunternehmer durchaus sinnvoll sein

Rechnungen als Kleinunternehmer zu schreiben, ist nicht kompliziert und setzt alleine eine Reihe von Pflichtangaben voraus. Im Vorfeld ist zu klären, ob eine Nutzung der Kleinunternehmerregelung gemäß §19 UStG individuell sinnvoll ist. In diesem Fall ist hierauf explizit im Rechnungsschreiben hinzuweisen. Ein Großteil von Kleinunternehmern nutzt diese Regelung und reduziert hierdurch den steuerlichen Aufwand beim Stellen von Rechnungen erheblich. Ob dies individuell bei der Rechnungsstellung lohnt, finden Kleinunternehmer vor dem Stellen der ersten Rechnung am besten im Beratungsgespräch mit einem Steuerberater heraus.