7. Phase

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Büro mieten

Das Unternehmen in der Wohnung zu starten, ist bequem, kostengünstig und schon nach kurzem Möbelrücken meist sofort umgesetzt. Sie ersparen sich lange Fahrwege und zusätzliche Kosten für die Büromiete. Außerdem können Sie das Büro in der Wohnung steuerlich absetzen. Weniger gut geeignet ist das Büro in den eigenen vier Wänden, wenn Sie regelmäßig Kunden empfangen wollen oder sich leicht durch das private Umfeld ablenken lassen. Wohnen Sie zur Miete, müssen Sie zudem das Einverständnis Ihres Vermieters einholen, wenn weitere Personen in der Wohnung arbeiten sollen oder eine gewerbliche Nutzung geplant ist.

Coworking ist eine relativ preiswerte Alternative für Freiberufler und Start-ups, die gut ausgestattete Arbeitsplätze brauchen, sich aber nicht für mehrere Jahre festlegen wollen. Das moderne Büro bzw. Office auf Zeit lässt sich in vielen Städten in den unterschiedlichsten Formen mieten. Die Angebote reichen vom Schreibtisch im Großraum über das Einzelbüro bis zum Konferenzraum – jeweils inklusive professioneller Infrastruktur, die sich tage-, wochen- oder monatsweise dazu buchen lässt. Coworking erleichtert den Austausch mit Gleichgesinnten und den Aufbau eines Netzwerks. Zudem können Sie als Mieter aufgrund von kurzen Kündigungsfristen flexibel und kurzfristig reagieren, sollten sich Ihre Anforderungen ändern.

Ein seriöses Firmenschild am Eingang und repräsentative Räumlichkeiten: Gerade für Freiberufler und Start-ups, die viel Kundenkontakt haben oder von Laufkundschaft abhängig sind, kann sich die Anmietung eines Büroraums oder Ladens in zentraler Lage von Beginn an lohnen. Denn die professionelle Außenwirkung ist damit am größten. Zudem sind Sie im eigenen Büroraum ungestört und arbeiten effizienter. Aus Kostensicht ist zu bedenken, dass die Miete eines Büros schon bei mehr als zwei Mitarbeitern günstiger sein kann als die Miete von Co-Working-Spaces. Beachten Sie bei einem infrage kommenden Angebot neben Preis, Standort, Geräuschkulisse und Größe der Räumlichkeiten auch die technische Ausstattung – von den benötigten Steckdosen über die Internetgeschwindigkeit bis zur Qualität des Handyempfangs. Und besonders wichtig: Achten Sie auf die Mindestlaufzeit des Mietvertrags, die bei Gewerbeimmobilien oft drei oder mehr Jahre beträgt und für wachstumsstarke Start-ups schnell zum Hindernis werden kann.

Bevor Sie ein Büro für Ihr Unternehmen mieten, sollten Sie sich Gedanken über die Organisation der Arbeit Ihrer Beschäftigten machen. Sind aufgrund von Homeoffice-Regelungen oder Außenterminen nie alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro, können Sie mit dem sogenannten Desksharing Kosten sparen. Dabei teilen sich mehrere Beschäftigte einen Schreibtisch. Zudem bietet es den Vorteil, dass Ihre Mitarbeiter wählen können, ob sie ihrer Tätigkeit lieber im Team oder allein an einem ruhigen Ort nachgehen wollen. Dazu braucht es jedoch unterschiedliche Bereiche wie Kreativ- und Rückzugsflächen in Ihrem Office. Sind diese Faktoren nicht gegeben, sollten Sie feste Arbeitsplätze einrichten.

Die Räumlichkeiten müssen zum Unternehmen passen - auch hinsichtlich der Lage und der Ausstattung.

• Für Gründer im produzierenden Gewerbe oder Versandhandel ist eine für diese Nutzung genehmigte Fläche wichtig sowie ein Standort mit besonders guter Verkehrsanbindung.
• Ladengeschäfte, Dienstleister, Notare, Rechtsanwälte oder Ärzte sind in Zentrumslage oder an Standorten mit guter Nahverkehrsanbindung am besten aufgehoben. Dann profitieren Sie besonders stark von direkten Kundenkontakten und einer guten Erreichbarkeit.
• Abgesehen vom Preis für die Miete, spielen je nach Branche Faktoren wie Gewerbesteuer, technische Infrastruktur, Lage oder branchenspezifische Vorgaben zur Ausstattung der Betriebsstätte eine Rolle.

Vom Schreibtisch über Computer oder Laptop bis zur Topfpflanze – beim Kauf einer Büroausstattung sind Gründer schnell ein kleines Vermögen los. Kapitalschonender ist die Finanzierung durch Leasing. Die Raten können Sie von der Steuer absetzen. Geleaste Objekte sind für bilanzierende Unternehmen zudem bilanzneutral, was Ihrer Eigenkapitalquote zugute kommt. Damit verbessern Sie auch Ihre Ausgangsposition bei Ratings, sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt einen Unternehmenskredit aufnehmen. Jedoch sind Leasingverträge grundsätzlich nicht kündbar. Wollen Sie dennoch vorzeitig aussteigen, müssen Sie entweder einen Nachfolger finden, der Ihren Vertrag übernimmt, oder eine Entschädigung an den Leasinggeber zahlen.