Mitarbeiter einstellen: Eine Herausforderung für Unternehmer

Die Einstellung von Mitarbeitern ist für viele Unternehmer ein weiterer Wachstumsschritt. Doch was kostet das Einstellen neuer Mitarbeitern und was ist dabei zu beachten?

Mitarbeiter einstellen - Eine Herausforderung für Unternehmer

Ab einer gewissen Betriebsgröße müssen Sie als Unternehmer Mitarbeiter einstellen. Das ist mit bestimmten Pflichten und Aufgaben für Sie verbunden. Außerdem ist es wichtig, die richtigen Mitarbeiter zu finden. In diesem Ratgeber erfahren Sie, was Sie dabei beachten müssen und welche Kosten damit verbunden sind.

Wie finden Sie geeignete Mitarbeiter?

Das Finden neuer Mitarbeiter ist in der heutigen Zeit gar nicht so einfach. Vor allem Fachkräfte sind sehr schwer zu finden. Auf ausgeschriebene offene Stellen melden sich zwar viele Personen, aber nur die wenigsten davon erfüllen auch die notwendigen Anforderungen. Aus diesem Grund sollten Sie ein Profil für die gewünschten Mitarbeiter erstellen. Dafür sollten Sie folgende Fragen in den Mittelpunkt Ihrer Überlegungen stellen.

  • Welche Ausbildung sollte der Mitarbeiter haben?
  • Welche praktischen Erfahrungen sind notwendig?
  • Sind Branchenerfahrungen eine Voraussetzung?
  • Welche Soft Skills sollte der Mitarbeiter mitbringen?


Mithilfe dieser Fragen erstellen Sie ein Qualifikationsprofil, auf das sich Interessenten bewerben können. Daneben ist es natürlich auch wichtig, welche Art von Job Sie als Unternehmer anbieten. Es gibt klassische Vollzeitarbeitsplätze, Teilzeitjobs oder freie Dienstverhältnisse.

Wo finden Sie geeignete Arbeitnehmer?

Wenn Sie das Qualifikationsprofil erstellt haben, lohnt es sich, Arbeitnehmer dort zu suchen, wo Sie diese auch am ehesten auffinden. Dafür stehen Ihnen mehrere Optionen offen.

An Unis und Fachhochschulen

Jungakademiker oder hochqualifizierte Fachkräfte finden Sie am besten an Universitäten, Fachhochschulen oder Akademien. Wenn Sie Mitarbeiter in einem Minijob beschäftigen wollen, können Sie potenzielle Kandidaten ebenfalls an Unis finden. Um potenzielle künftige Mitarbeiter zu finden, können Sie als Unternehmer auch an diesen Einrichtungen selbst präsent sein. Das gelingt, wenn Sie Informationsveranstaltungen über Ihr Unternehmen an diversen Hochschulen durchführen.

Über die Arbeitsagentur

Alternativ zur Mitarbeitersuche an Bildungseinrichtungen können Sie den Weg über die Arbeitsagentur gehen. Vor allem bei der Suche nach gewerblichen Fachkräften lohnt sich dieser Weg, da die Arbeitsagentur viele Jobsuchende im Programm hat, die bereits über Praxis verfügen.

Über Jobportale und das Internet

Die Suche nach qualifizierten Arbeitskräften kann auch auf Jobportalen im Internet erfolgreich sein. Dafür gibt es heute zahlreiche verschiedene Möglichkeiten. Diese Form der Jobsuche stellt heute sogar die beliebteste Art der Jobsuche für arbeitssuchende Menschen dar. Als Unternehmer haben Sie auch die Möglichkeit, auf der eigenen Webseite ein Karriereportal einzurichten. Dadurch erhalten Sie unter Umständen zahlreiche Initiativbewerbungen, aus denen Sie später auswählen können. Daneben bietet sich noch eine Gelegenheit für die Mitarbeitersuche in sozialen Netzwerken. Auf Plattformen wie Facebook, XING oder LinkedIn können Sie mit potenziellen neuen Mitarbeitern Kontakt aufnehmen. Diese Form der Mitarbeitersuche verlangt jedoch Kenntnisse im Bereich von Social-Media und ist relativ zeitaufwendig.

Über Headhunter und Agenturen

Fach- und Führungskräfte gewinnen Sie als Unternehmer auch über Headhunter. Diese Personalberater übernehmen für Sie die Mitarbeitersuche. Diese Personalberater kreieren aufgrund Ihrer Informationen entsprechende Stellenanzeigen und treffen auch eine Vorauswahl der Kandidaten. Diese Art der Mitarbeitersuche ist zwar zielführend, jedoch auch relativ teuer. Deshalb empfiehlt sich diese Form der Suche nur im Bereich des gehobenen Managements.

Die Auswahl der geeigneten Arbeitnehmer

Wenn sich mehrere Bewerber auf eine ausgeschriebene Stelle gemeldet haben, müssen Sie daran gehen, die richtigen Bewerber auszuwählen. Dieser Prozess gestaltet sich oft schwieriger als gedacht. Personelle Fehlentscheidungen sind für Unternehmen nicht nur unangenehm, sondern verursachen auch Kosten. Eine Fehlbesetzung kann bis zum dreifachen Jahresgehalt des Mitarbeiters ausmachen. Aus diesem Grund sollten nur die geeignetsten Mitarbeiter eingestellt werden.

Zu den wichtigsten Kriterien für die Wahl neuer Mitarbeiter zählen in erster Linie:

  • Die Bewerbungsunterlagen
  • Das Vorstellungsgespräch
  • Die Vertragsverhandlungen


Die Bewerbungsunterlagen bilden die Visitenkarte des Bewerbers. Anhand der optischen und inhaltlichen Beschaffenheit können Sie bereits eine Vorauswahl treffen. Vor allem der Lebenslauf gibt wichtige Hinweise auf den Bewerber. Meist werden Bewerber mit einem sehr lückenhaften Lebenslauf von vornherein als Kandidaten ausgeschlossen. Allerdings deuten Lücken im Lebenslauf nicht immer auf Unzuverlässigkeit hin.

Im Vorstellungsgespräch zeigen sich fast alle Bewerber von ihrer besten Seite. Erstellen Sie aus diesem Grund vorab einen Leitfaden für das Jobinterview und stellen Sie dem Kandidaten gezielte Fragen. Achten Sie dabei auf seine Körpersprache, seine Kleidung und seinen Tonfall.

In den Vertragsverhandlungen beschäftigen Sie sich dann nur mit den Kandidaten in der engsten Wahl. Hier können Sie Missverständnisse aufklären oder unangemessene Forderungen aufdecken und besprechen.

Die Wahl der Beschäftigungsform: Vollzeit, Teilzeit oder unbefristet?

Bei der Einstellung von Mitarbeitern stellt sich natürlich die Frage nach dem Umfang ihrer Tätigkeit. Als Arbeitgeber müssen Sie diese Entscheidung jedoch selbst treffen. Auch die Gestaltung des Dienstvertrags obliegt Ihren Vorstellungen. Ein Arbeitsvertrag kann unbefristet sein oder nur für einen gewissen Zeitraum gültig.

Die Arten von Arbeitsverträgen

Zu den wichtigsten Arten von Arbeitsverträgen gehören in Deutschland:

1

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Dieser Vertrag wird auf unbestimmte Dauer abgeschlossen und kann nur durch eine Kündigung seitens des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers beendet werden. Denkbar ist hier auch der Abschluss eines sogenannten Auflösungsvertrags.

2

Befristeter Arbeitsvertrag

Dieser endet mit Ablauf einer vorher vereinbarten Frist. Für den Abschluss eines derartigen Vertrags ist jedenfalls die Schriftform erforderlich.

3

Teilzeitarbeitsvertrag

Von einer Teilzeitarbeit ist dann die Rede, wenn die gesamte Wochenarbeitszeit eines Mitarbeiters unter der gewöhnlichen Wochenarbeitszeit von Vollzeitmitarbeitern liegt. Geregelt ist dies im §2 Abs.1 des Gesetzes über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG).

4

Minijob

Ein Minijob gilt als geringfügige Beschäftigung. Diese ist gegeben, wenn das Entgelt unter der Geringfügigkeitsgrenze (derzeit rund 400€ pro Monat) liegt oder die Beschäftigung maximal über 2 Monate im Jahr ausgeübt wird.

5

Freie Mitarbeiter

Diese Mitarbeiter sind zwar für ein Unternehmen tätig, allerdings nicht an das Unternehmen gebunden. Sie gelten daher auch nicht als Mitarbeiter im klassischen Sinn und müssen sowohl ihre Einkommenssteuer als auch ihre Krankenversicherungsbeiträge selbstständig abliefern.

Wann ist welcher Arbeitsvertrag sinnvoll?

In der Regel müssen Sie als Unternehmer und Arbeitgeber die Entscheidung über die Art des Arbeitsvertrags und des Beschäftigungsverhältnisses selbst übernehmen. Die Entscheidung darüber hängt in erster Linie von Art und Umfang der Arbeit ab sowie von Ihrem Budget. Für saisonale Jobs wie Aushilfen oder Mitarbeiter zur Verstärkung eines Produktionsteams eignen sich eher befristete Arbeitsverhältnisse. Das Gleiche gilt für projektbezogene Arbeiten.

Wer für diese Entscheidung in Ihrem Unternehmen zuständig ist, hängt natürlich auch von der Betriebsgröße ab. Personalentscheidungen in großen Unternehmen trifft in erster Linie die Personalabteilung oder der zuständige Personalmanager. Bei kleineren und mittleren Betrieben fällt diese Entscheidungen die Geschäftsführung.

Worauf sollten Sie bei der Einstellung neuer Mitarbeiter achten?

Bei der Einstellung eines neuen Arbeitnehmers müssen Sie als Arbeitgeber bestimmte Pflichten befolgen.
1

Beantragung einer Betriebsnummer

Die Betriebsnummer ist notwendig, wenn Sie zum ersten Mal einen Mitarbeiter engagieren. Diese Nummer erhalten Sie bei der Bundesagentur für Arbeit. Die Betriebsnummer dient dazu, um der Meldepflicht bei der Krankenkasse nachzukommen. Sie können diese Nummer auch online beantragen.

2

Erfassung des Mitarbeiters

Wenn Sie einen Mitarbeiter gefunden haben, müssen Sie dessen Daten sammeln. Zu den dazugehörigen Unterlagen zählen:

  • Der ausgefüllte Personalfragebogen
  • Eine Ausweiskopie
  • Die Rentenversicherungsnummer des neuen Mitarbeiters
  • Die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  • Die Steuer-ID
  • Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale
  • Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers
  • Diverse Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen


Für bestimmte Branchen und Beschäftigungen gelten noch zusätzliche Bestimmungen. Ausländische Arbeitskräfte müssen eine gültige Arbeitserlaubnis haben und Menschen mit Behinderungen müssen einen Behindertenausweis vorweisen. In Pflegeberufen oder Gesundheitsberufen ist auch eine Gesundheitsbescheinigung beizulegen.

3

Erstellung des Arbeitsvertrags

Danach stellen Sie den Arbeitsvertrag zusammen. Diesen müssen Sie spätestens einen Monat nach Aufnahme des Mitarbeiters schriftlich zusammenfassen. Ein wirksamer Arbeitsvertrag beinhaltet im Wesentlichen folgende Punkte:

  • Name und Adresse des Mitarbeiters
  • Name und Anschrift Ihres Unternehmens
  • Arbeitsort
  • Art und Form der Beschäftigung
  • Zeitpunkt der Arbeitsaufnahme
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Arbeitszeitenregelung
  • Urlaubsanspruch
  • Kündigungsfristen
  • Höhe des Arbeitsentgelts





4

Anmeldung des Mitarbeiters

Anschließend müssen Sie den Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anmelden. Die wichtigsten Anlaufstellen dafür sind neben der Sozialversicherung auch die gesetzliche Unfallversicherung und das zuständige Finanzamt. Die Anmeldung bei der gesetzlichen Sozialversicherung ist für Sie als Arbeitgeber jedenfalls Pflicht. Eine Verletzung dieser Pflicht kann zu erheblichen Bußgeldern führen.

Darüber hinaus muss der neue Mitarbeiter auch beim Finanzamt gemeldet werden. Der Arbeitgeber muss die Lohnsteuer einbehalten und danach an das zuständige Finanzamt abführen.

In manchen Fällen, beispielsweise in Pflegeberufen, ist auch die Meldung beim Gesundheitsamt notwendig.

Wie teuer ist ein Mitarbeiter?

Die wesentliche Frage, die sich bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters stellt, betrifft die Kosten. Ein Mitarbeiter ist in jedem Unternehmen ein zusätzlicher Kostenfaktor. Neben den Kosten für das Bruttogehalt entstehen auch sogenannte Personalzusatzkosten. Die Kosten für einen Mitarbeiter bestehen aus den direkten und indirekten Personalkosten und den damit verbundenen Zusatzkosten. In der Regel setzen sich diese wie folgt zusammen:

  • Nettoentgelt: Dazu gehören Tariflöhne und Grundgehälter, Zulagen, Mehrarbeitspauschalen und Leistungsprämien
  • Personalnebenkosten: Dazu zählen alle Sozialkosten, bezahlte Urlaubstage, die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall sowie Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Reisekosten und das Urlaubs- und Weihnachtsgeld.
  • Sonstige Kosten: In diese Kategorie fallen alle Kosten für die Mitarbeitersuche, diverse Abfindungen, Kosten für Kantinen, Mitarbeiterbenefits und Kosten für den Arbeitsplatz.

In der Personalpolitik unterscheidet man zwischen Personalkosten und Lohnkosten. Die Personalkosten umfassen alle anfallenden Kosten von der Mitarbeitersuche bis zur Kündigung und Abfindung. Die Lohnkosten bezeichnen nur den Nettolohn. Zu den Lohnnebenkosten gehören alle Zahlungen, die Sie nicht direkt an den Mitarbeiter auszahlen, sondern an die Sozialversicherung abliefern müssen.

Finanztipp

Wenn Sie Löhne und Gehälter an Ihre Mitarbeiter auszahlen müssen, geschieht dies heute ausschließlich auf dem Bankweg. Aus diesem Grund empfiehlt sich die Einrichtung eines Geschäftskontos . Damit können Sie Ihre Privatausgaben von den Geschäftsausgaben trennen. Um den Start ins unternehmerische Leben zu erleichtern, können Sie auch einen Gründerkredit in Anspruch nehmen. Um Personalkosten leichter in den Griff zu bekommen, kann auch ein Gewerbekredit gewählt werden.

Wie sparen Sie bei Personalkosten?

Natürlich können Personalkosten auch reduziert werden. Das betrifft in erster Linie Leistungen, die Sie freiwillig erbringen. Dazu zählen beispielsweise Fringe Benefits oder das Essen in der Kantine.

Daneben haben Sie noch die Möglichkeit, Überstunden abzubauen. Anstatt diese auszuzahlen, können Sie auch einen Freizeitausgleich in Erwägung ziehen. Teilzeitarbeitskräfte können an einem einzigen Arbeitsplatz hintereinander arbeiten. Außerdem können Sie zum Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter durch bestimmte Maßnahmen beitragen. Durch ergonomische Büromöbel oder durch flexible Arbeitszeiten gewinnen Sie schnell zufriedene Mitarbeiter, die bessere Arbeitsleistungen erbringen. Anstatt neue Mitarbeiter für bestimmte Tätigkeiten einzustellen, können Sie diese Arbeiten auch einem Outsourcing zuführen.

Mit der richtigen Personalauswahl zum Erfolg

Die Einstellung von Mitarbeitern ist ein relativ umfangreicher Prozess, der bereits bei der Personalsuche beginnt. Für die Suche nach den geeigneten Mitarbeitern stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Doch auch die Auswahl der Mitarbeiter sollte sorgfältig durchgeführt werden. Danach beginnt erst der eigentliche Einstellungsprozess. Vor allem die Art der Arbeitsverträge und die Anmeldung der Mitarbeiter bei der Sozialversicherung spielen dabei eine wesentliche Rolle.