Buchhaltung
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Voller Finanzüberblick dank automatisierter Buchhaltung
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So können Sie ganz einfach Ihren administrativen Aufwand für die Buchhaltung reduzieren und bekommen mehr Überblick über Ihre Finanzen.
Die klassische Buchhaltung automatisieren
Ob Einzel-Unternehmen oder GmbH: Ohne Bürokratie und Papierkram geht es nicht. Buchhaltung kostet Zeit – und die brauchen Unternehmer gerade in der Gründungsphase, um Geld zu verdienen oder neue Kunden zu gewinnen. Lagern Sie die komplette Buchhaltung an einen Steuerberater aus, spart das zwar Zeit, kostet aber Geld, das Ihrem Unternehmen dann zum Beispiel für Investitionen fehlt. Wie können Sie trotzdem effizient und kostengünstig den administrativen Aufwand reduzieren? Indem Sie Ihre Buchhaltung automatisieren. Mit dem passenden Geschäftskonto und der richtigen Softwarelösung geht das ganz einfach.
Warum Buchhaltung automatisieren?
Einnahmen und Ausgaben verwalten, Angebote und Ausgangsrechnungen schreiben, Steuern rechtzeitig bezahlen, Liquidität sicherstellen und die jährliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder GuV erstellen: Unabhängig vom Kerngeschäft leiden viele Selbstständige unter dem unliebsamen Teil ihres Jobs – den administrativen Aufgaben, vor allem bei Buchhaltung und Rechnungswesen. Dabei kann sie der Einsatz einer passenden Online-Buchhaltungslösung unterstützen und ihnen viel Zeit und Aufwand ersparen.
Belege: lästig, aber wichtig!
Belege, ob elektronisch oder in Papierform, dokumentieren alle Geschäftsvorfälle und müssen deshalb erfasst, verbucht und archiviert werden. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Belegen ist im Handelsgesetzbuch (HGB) verankert. Bei einer Betriebsprüfung kann aufgrund der Belege die ordentliche Buchführung geprüft werden. Der lästige Papierkram ist also keine unwichtige Nebensache, sondern von existenzieller Bedeutung für Ihr Unternehmen.
Buchhaltung automatisieren: lieber integriert oder eigenständig?
Viele Geschäftskonten bieten inzwischen integrierte Buchhaltungslösungen, die einige Funktionen bereits mit abdecken: in der Regel die automatisierte Synchronisierung von Ausgaben und Einnahmen mit der Buchhaltung, die digitale Verarbeitung von Belegen, ein Online-Rechnungswesen inklusive Online-Erstellung der Ausgangsrechnungen, -versendung und -nachverfolgung sowie die Steuerberechnung und die Anlage von Unterkonten für Steuerrückstellungen.
Deutlich mehr Funktionen und damit mehr Komfort, Transparenz und Entlastung bekommen Unternehmer mit einer Lösung, die ihr Geschäftskonto mit einem eigenständigen Online-Buchhaltungsprogramm eines spezialisierten Anbieters verknüpft. Diese Tools haben einen umfangreichen Leistungs- und Funktionsumfang und unterstützen Sie bei der Buchführung umfassend, effektiv und rechtskonform. So können Sie einfach und schnell Ihre Buchhaltung automatisieren, einen Überblick über Ihre Finanzen bekommen, ein effizientes Mahn- oder Rechnungswesen aufbauen und vieles mehr. Viele Online-Buchhaltungsprogramme besitzen zudem eine integrierte App – so können Sie jederzeit und von überall aus ganz einfach Ihre Buchführung einsehen sowie Belege erfassen und buchen.
6 gute Gründe, die Buchhaltung zu automatisieren:
Eine gute automatisierte Buchhaltung stellt Ihre Geschäftsdaten kompakt in Form eines Dashboards dar, das Ihnen die finanzielle Situation Ihres Unternehmens auf einen Blick anzeigt. Anhand von verständlichen Diagrammen, Grafiken und Tabellen behalten Sie den aktuellen Kontostand Ihres Geschäftskontos, offene Angebote und Rechnungen, fällige Zahlungen, die Umsatzsteuerzahllast sowie die Einnahmen und Ausgaben im Auge.
Per App lassen sich die Belege für Ihre Ausgaben schnell und einfach zu Ihrer Buchhaltung hinzufügen, auch von unterwegs. Dazu werden Quittungen und Rechnungen einfach mit dem Smartphone gescannt oder abfotografiert und anschließend in Ihre Buchhaltung hochgeladen. Ermöglicht wird dies durch automatisierte Texterkennung (OCR). Die Belege können Sie dann mit wenigen Klicks den entsprechenden Ausgabearten hinzufügen und verbuchen.
Rechnungen online im eigenen Layout erstellen, unterwegs verschicken und nachhalten ist mit professionellen Buchhaltungslösungen ebenso möglich wie direkt beim Kunden ein Angebot per App zu erstellen. Ist Ihr Geschäftskonto mit der Buchhaltungssoftware verknüpft, können Sie zeitnah eingehende Zahlungen erkennen und automatisch den offenen Ausgangsrechnungen zuordnen. So sehen Sie mit einem Klick, welcher Kunde noch nicht bezahlt hat, und können eine Zahlungserinnerung oder Mahnung verschicken.
Mit einer automatisierten Buchhaltung lassen sich viele Dinge mit dem Finanzamt schnell und unkompliziert erledigen.
Umsatzsteuervoranmeldung
Bei der Umsatzsteuervoranmeldung können Sie mit einem Klick Ihre Umsatzsteuerzahllast aus all Ihren Belegen berechnen. Diese kann dann aus dem Programm heraus direkt über das integrierte ELSTER-Modul an das zuständige Finanzamt übermittelt werden.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Gute Online-Buchhaltungsprogramme unterstützen auch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Sie dient dazu, Ihren Gewinn zu ermitteln, und muss jährlich als Teil der Steuererklärung abgegeben werden. Mit vielen Programmen können Unternehmen ihren Gewinn bereits unterjährig feststellen. Am Jahresende wird dann die amtliche EÜR an das Finanzamt übermittelt.
Automatische Bildung von Steuerrücklagen
Auch die automatische Berechnung und Rücklage von Steuern basierend auf den Einnahmen und Ausgaben übernehmen viele Online-Buchhaltungsprogramme automatisch. Bei manchen Geschäftskonten werden die berechneten Steuerbeträge sogar automatisch auf entsprechende Unterkonten umgebucht und so zurückgelegt.
Mit einer automatisierten Buchhaltung können Sie Abschreibungen von jedem einzelnen Anlagegut leicht und komfortabel berechnen und in einem Sach- oder Anlagekonto buchen. Relevante Abschreibungen werden mit allen wichtigen Daten erfasst und die Abschreibungsbeträge automatisch berechnet. So haben Sie jederzeit einen Überblick über Ihre betrieblichen Anlagegüter und Abschreibungen sowie über die jährlich steuerlich anzusetzenden Abschreibungsbeträge.
Darüber hinaus bieten gute Online-Buchhaltungsprogramme umfangreiche Möglichkeiten des Datenimports und -exports, die das Handling aller relevanten Dokumente im Rechnungswesen erleichtern. Zusätzlich bieten Online-Programme hilfreiche Einstellungen, um beispielsweise den Jahresabschluss zu vereinfachen oder Ihre Liquidität detailliert im Blick zu behalten. Je nach Programm sind zudem Funktionen wie Lohn- und Reisekostenabrechnung integriert.
Buchhaltung automatisieren: Welche Lösung passt zu meinem Unternehmen?
Die meisten Online-Buchhaltungsprogramme bieten eine Schnittstelle zum klassischen Geschäftskonto Ihrer Bank an. Damit sind sie nicht nur eine gute Alternative zu Geschäftskonten mit integrierten Funktionen, sondern in der Regel aufgrund ihres großen Funktionsumfangs auch vielseitiger einsetzbar. Wichtig ist, dass Sie als Unternehmer Ihre Anforderungen möglichst genau kennen, damit Sie sich bei der Buchführung doppelte Arbeit sparen und von Beginn an eine Lösung finden, die zu Ihnen und zu Ihrem Business passt.
7 Tipps, worauf Sie achten sollten:
Erleichtern Sie sich den administrativen Aufwand: Mit den folgenden 7 Tipps können Sie Ihr Online-Buchungsprogramm nach Ihrem Bedarf anpassen.
Hat das Programm alle benötigten Funktionen?
Überlegen Sie im Vorfeld, was Sie mit dem Online-Buchhaltungsprogramm alles erledigen möchten. Prüfen Sie auch, ob eine App angeboten wird, um mobiles Arbeiten so einfach wie möglich für Sie zu machen.
Bietet es einen guten Überblick?
Dazu gehört, dass wichtige Finanzdaten in Dashboards übersichtlich bereitgestellt und visualisiert werden.
Lassen sich mehrere Geschäftskonten verknüpfen?
Auch bei Konten unterschiedlicher Banken sollten sich die Umsätze automatisiert und in Echtzeit in die Anwendung übertragen und konsolidieren lassen.
Welchen Komfort bietet es bei der Belegbuchung?
Digitale Belegerfassung und automatisierte Texterkennung machen Ihnen das Leben leichter. Nach dem Einscannen Ihrer Belege füllt die Software die Eingabefelder automatisch aus und verbucht sie entsprechend.
Ist das Online-Buchhaltungsprogramm GoBD-konform?
Es muss den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD), Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff entsprechen.
Unterstützt es den Jahresabschluss?
Achten Sie darauf, dass das für Ihre gewählte Rechtsform gewährleistet ist (GmbH, KG etc.). Außerdem sollten Schnittstellen für den elektronischen Datenaustausch vorhanden sein (zum Beispiel ELSTER/Finanzamt oder DATEV/Steuerberater).
Ist das Programm modular erweiterbar?
Hilfreich können zusätzliche Funktionen wie etwa die Integration einer Lohn- oder Reisekostenabrechnung oder einer Zeiterfassung sein.
Hier finden Sie eine ausführliche Checkliste zum Download (PDF), was Sie beachten sollten, wenn Sie Ihre Buchhaltung automatisieren wollen.
Einen zuverlässigen Partner finden
Sie möchten möglichst viele und umfassende Funktionen nutzen können, wenn Sie Ihre Buchhaltung automatisieren? Dann ist die Lösung Geschäftskonto + Buchhaltungssoftware das Richtige für Sie. Die Commerzbank bietet über ihren Partner lexoffice, den vielfachen Testsieger, eine Online-Buchhaltungslösung an, bei der Ihre bestehenden Geschäftskonten mit dem Buchhaltungsprogramm lexoffice verknüpft werden. Die Software ist einfach und intuitiv zu bedienen und mobil nutzbar, so dass Sie auch ohne Buchhaltungskenntnisse oder Schulung Ihre Buchhaltung automatisieren können. Als Commerzbank Kunde profitieren Sie von attraktiven Angebotskonditionen.
lexoffice: So funktioniert’s
Angebote und Rechnungen schreiben, Belege scannen und verbuchen oder die Steuererklärung vorbereiten: Lernen Sie mit diesem kurzen Video die wichtigsten Funktionen von lexoffice kennen.