Wie prüfe ich meine Nebenkostenabrechnung?
01.06.2021 – Ist Ihre Nebenkostenabrechnung korrekt? Dieser Ratgeber hilft Ihnen bei der Überprüfung der Nebenkostenabrechnung!
Überprüfung der Nebenkostenabrechnung
Post von der Vermieterin oder dem Vermieter? Mit der Nebenkostenabrechnung oder auch Betriebskostenabrechnung genannt, ist häufig auch eine saftige Nachzahlung an die Eigentümer oder Eigentümerinnen fällig. Gut, wenn Sie als Mieter oder Mieterin Ihre Rechte genau kennen und wissen, wie Sie Ihre Nebenkostenabrechnung überprüfen können.
Was genau ist eine Nebenkostenabrechnung?
Die Miete für eine Wohnung oder ein Haus kann ebenfalls als eine Gebühr für die Nutzung der Räume verstanden werden. Damit refinanzieren Eigentümer und Eigentümerinnen den Aufwand für den Kauf oder die Errichtung der Immobilie. Abgegolten sind so auch die Abnutzung sowie die angemessene Verzinsung des eingesetzten Kapitals. Doch Wohnen verursacht weitere „laufende“ Kosten, die als Neben- oder Betriebskosten bezeichnet werden. Hierunter fallen alle Aufwendungen, die den Vermietern und Vermieterinnen durch das Eigentum am Grundstück oder am Gebäude sowie durch deren bestimmungsgemäßen Gebrauch laufend entstehen. Diese Kosten werden als Nebenkosten, bzw. Betriebskosten bezeichnet. Diese sind jedoch gesetzlich geregelt, in der Betriebskostenverordnung. Eine Nebenkostenabrechnung bezeichnet die Abrechnung, der tatsächlich entstandenen Kosten. Die Nebenkostenabrechnung wird Mietern und Mieterinnen von Vermietern und Vermieterinnen innerhalb eines bestimmten Zeitraums übergeben. So können Mietende genau einsehen, wie viele Nebenkosten tatsächlich zu zahlen sind und bekommt im besten Fall etwas von den monatlich gezahlten Kosten zurück.
Gesetzliche Regelung der Nebenkostenabrechnung
In Deutschland wohnen etwa 75 bis 80% aller Bürgerinnen und Bürgerin Mietwohnungen. Mietverträge stehen somit besonders im Fokus der Gesetzgebung. Ihre Grundregeln werden in einem der wichtigsten Gesetze bei uns geregelt, dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Betrachtet werden hier auch die Vereinbarungen zu den Betriebskosten, die Sie unter §556 BGB nachlesen können. Ergänzend gibt es weitere Vorschriften, wie zum Beispiel die „Verordnung über die Abrechnung von Betriebskosten“ (BetrKV) mit der letzten Änderung aus dem Jahr 2019.
Die Betriebskostenverordnung enthält auch eine genaue Aufstellung aller Nebenkosten, die Vermieterinnen und Vermieter abrechnen dürfen. Für alle Mietverträge ist die Betriebskostenverordnung verbindlich. Erhalten Sie eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung, können Sie Ihr Recht also vor dem Gericht einklagen.
Die Abrechnungsvarianten für die Betriebskosten
Im Mietrecht (§556 Abs. 2 BGB) finden sich zwei Varianten für die Umlage der Nebenkosten:
- sie dürfen als angemessene Vorauszahlung in den Mietverträgen ausgewiesen oder
- als Pauschale abgerechnet werden.
Die meisten Vermieterinnen und Vermieter entscheiden sich für die erste Variante und verlangen neben der Nettomiete auch einen Abschlag für die Betriebskosten. Deshalb beziehen wir uns in diesem Beitrag auf die Nebenkostenabrechnung der ersten beschriebenen Variante.
Bei dieser Abrechnungsweise sind Vermieterinnen und Vermieter dann verpflichtet, einmal im Jahr die Höhe der eingeforderten Kosten mit einer Nebenkostenabrechnung nachzuweisen (§556 Abs. 3 BGB).
Zeigt sich jetzt, dass der Abschlag zu gering war, fordert die Vermietung die Differenz nach. Ist die Nachzahlung sehr hoch, überprüfen Sie diese erst einmal.
Was tun bei einer hohen Nebenkostenabrechnung?
Wenn Vermieterinnen und Vermieter alle Kosten korrekt berechnet haben und Sie eine hohe Nachzahlung leisten müssen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Beantragen Sie am besten künftig eine Erhöhung der monatlichen Abschläge. So wird Ihre Jahresmiete besser planbar. Sollten Sie in der nächsten Abrechnungsperiode weniger verbrauchen, werden Ihnen zu viel bezahlte Beträge bei der nächsten Nebenkostenabrechnung erstattet. Diese Rückzahlung können Sie dann zum Beispiel auf Ihr Sparkonto legen, um eine Finanzreserve aufzubauen.
- Ist die Nebenkostenabrechnung deutlich höher als erwartet, gewährt Ihnen ein Minikredit eine kurzfristige, kleine Finanzspritze. So können Sie die offenen Forderungen fristgerecht begleichen und zahlen den Betrag bequem in kleinen Monatsraten ab.
- Haben Sie die hohe Nachzahlung bereits bezahlt und dabei Ihr Konto überzogen, kann ein Umschuldungskredit Abhilfe schaffen. Damit gleichen Sie kostengünstig Ihren Dispokredit aus und erweitern wieder Ihren finanziellen Spielraum.
Müssen sich Mieterinnen und Mieter an allen Ausgaben der Vermietung beteiligen?
Auf die Miete umgelegt werden dürfen nur die Kosten, die jedes Jahr wiederkehren. Einmalige Kosten zählen in der Regel nicht zu den Nebenkosten der Vermietung. Solche Beträge müssen Besitzerinnen und Besitzer also selbst tragen. Nicht umlagefähige Kosten können sein:
- Herstellungs- oder Erwerbskosten: dazu gehören neben dem Kaufpreis für das Gebäude und das Grundstück auch Notargebühren sowie die Grunderwerbsteuer. Auch nachträglich angefallene Beträge, wie etwa das Pflastern einer Einfahrt, das Anlegen eines Mülltonnen-Stellplatzes oder die Erstausstattung mit Feuerlöschern, sind nicht umlagefähig
- Notwendige Reparaturen des Gebäudes, wie etwa des Daches sowie vorgenommene Instandsetzungen von Anlagen oder Einbauten wie Heizung, Lifte, Klimageräte (siehe BetrKV §1 Abs. 2 Nr. 2).
Ausdrücklich nicht zu den Nebenkosten, von denen Sie als Mieterin oder Mieter einen Anteil übernehmen müssen, gehören Verwaltungskosten nach Betriebskostenvereinbarung (BetrKV) §1 Abs. 2 Nr. 1:
- die Kosten der Verwaltung für die Wohneinheiten, Gebühren für die Buchhaltung und Steuerberatung sowie für die Erstellung von Jahresabschlüssen, der Aufwand für die Geschäftsführung sowie die persönlichen Kosten der der Eigentümerin oder des Eigentümers
- Finanzierungskosten wie Zinsen, Erbbauzinsen und Bearbeitungsgebühren
- weitere Versicherungen wie die Rechtsschutz- oder Mietausfallversicherung.
Unser Tipp:
Kommen im Laufe des Jahres weitere Nebenkosten hinzu, die nicht im Mietvertrag festgehalten sind, muss Sie die Vermietung darüber informieren. Nur dann dürfen diese Kosten umgelegt werden. Stehen sie trotzdem auf der Abrechnung, dürfen Sie solche Positionen ablehnen.
Nachrechnen der Betriebskostenabrechnung spart bares Geld!
Heizkosten falsch abgerechnet, Abrechnungszeitraum nicht korrekt angegeben oder sogar die Fristen übergangen – kennen Sie Ihre Rechte als Mieterin und Mieter auch bei der Abrechnung der Nebenkosten, können Sie eine Menge Geld sparen. Setzen Sie sich mit allen Positionen genau auseinander, vor allem dann, wenn unerwartet eine hohe Nachzahlung droht.
Benötigen Sie Hilfe, wenden Sie sich an den örtlichen Mieterverein. Hier helfen Ihnen erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sicher weiter. Korrigieren Vermieterinnen oder Vermieter die Abrechnung trotz Aufforderung nicht, so bleibt der Gang vor ein ordentliches Gericht.
Welche Nebenkosten sind umlagefähig?
- die jährlich aufzubringende Grundsteuer
- die Kosten des Wasserverbrauchs sowie der Abwasserentsorgung, dazu gehören auch die Zählergebühren, Geld für die hauseigene Wasseraufbereitung, Kosten für die Ablesung von Zählerständen und für die Aufteilung der Verbrauchsmengen
- die Heizkosten einer zentralen Heizungsanlage inklusive Kosten für Brennstoffe und Fernwärme sowie weitere Kosten rund um die Heizung (Überwachung und Service der Anlage, Abgasmessungen, Schornsteinfegergebühren, Messkosten)
- die laufenden Kosten für den Betrieb von Aufzügen, Gemeinschaftsantennen oder hausinternen Kabelnetzen
- die Gebühren für die Straßenreinigung und die Müllentsorgung
- die Kosten für Ungezieferbekämpfung und für die Reinigung von Gebäudeteilen, die Mieterinnen und Mieter für eine gemeinsame Nutzung zur Verfügung stehen
- die Kosten für die Pflege von Außenanlagen, Spielplätzen und Gärten
- die Kosten für die Energieversorgung gemeinschaftlich genutzter Räume und Flächen (Waschküchen, Gemeinschaftskeller, Fahrradstellplätze, Dachböden)
- Beiträge für die Sach- und Haftpflichtversicherung (Gebäudeversicherung, Gebäudehaftpflicht sowie Versicherungen für Einbauten wie Lifte oder Öltanks)
- die Kosten für den Hauswart: neben seiner Vergütung sind auch die dafür anfallenden Sozialversicherungsbeiträge sowie Verbrauchsmittel, die er für seine Arbeit benötigt, umlagefähig. Übernimmt er aber Tätigkeiten wie die Pflege der Außenanlagen oder Reinigungsaufträge, dürfen diese nicht noch einmal extra abgerechnet werden.
- sonstige Betriebskosten: diese Aufstellung ist nicht abschließend. Übernimmt die Vermietung weitere Zahlungen, so kann er sie umlegen – wenn sie alle Mietverhältnisse berühren und wenn sie dem laufenden Betrieb des Gebäudes im Abrechnungszeitraum gedient haben.
Nach welchem Verteilerschlüssel werden die Nebenkosten aufgeteilt?
Sind die umlagefähigen Betriebskosten identifiziert, werden sie nach einem bestimmten, festgelegten Verhältnis auf die Mieterinnen und Mieter verteilt. Diese Verhältniszahlen werden auch als Umlageschlüssel bezeichnet. Sie müssen die Vermietung vorher darüber informieren, welche Nebenkosten nach welchem Verteilerschlüssel aufgeteilt werden. Möglich sind vier Varianten:
Aufteilung nach Verbrauch
Dieser Schlüssel wird für verbrauchsabhängige Betriebskosten, wie Heizkosten oder die Wasserversorgung, angewendet. Grundlage sind dann die durch eine Zählerauslesung ermittelten Verbrauchsmengen.
Aufteilung nach Wohnfläche
Solch eine Abrechnung ist typisch für die Grundsteuer oder auch die Versicherungsbeiträge. Mieterinnen und Mieter größerer Wohnungen werden mit solchen Kosten dann stärker belastet als jene mit kleineren Wohneinheiten.
Aufteilung nach Anzahl der Bewohnerinnen und Bewohner
Die Kosten der Müllentsorgung ist ein typisches Beispiel für die Anwendung dieses Verteilerschlüssels. Der Grundgedanke dabei ist, dass ein 1 Personenhaushalt beispielsweise im Schnitt weniger Müll produziert, als ein 4 Personenhaushalt. Bei einem Verteilerschlüssel nach Bewohnerzahl sind die Kosten pro Bewohnerin oder Bewohner eines Haushalts zusammenzurechnen.
Aufteilung nach Anzahl der vermieteten Einheiten
Sind Wohnungen in etwa gleich groß und bieten Platz für eine ähnliche Personenanzahl, so sparen Vermieterinnen und Vermieter mit dieser Aufteilung eine Menge Verwaltungsaufwand. Alle Kosten, die nicht verbrauchsabhängig sind, lassen sich dann so einfach auf- und verteilen.
Die Fristen für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung
Vermieterinnen und Vermieter können sich für die Nebenkostenabrechnung nicht ewig Zeit lassen. §556 Abs. 3 BGB schreibt vor, die Vorauszahlungen zu den Nebenkosten jährlich abzurechnen. Dabei ist die Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung muss Ihnen als Mieterin oder Mieter spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes zugehen. Meist ist das ein Kalenderjahr, der Mietvertrag kann aber auch abweichende Regelungen enthalten.
Die Nebenkostenabrechnung muss also spätestens mit Ablauf des Folgejahres fertiggestellt werden. Für das Kalenderjahr 2021 ist sie zum Beispiel bis zum 31. Dezember 2022 zu übergeben.
Rechte und Pflichten der Mieterinnen und Mieter
Wer einen Mietvertrag eingeht, muss sich an die dort vereinbarten Regelungen zur Vorauszahlung von angemessenen Betriebskosten halten. Eine nicht geleistete Nachzahlung für Betriebskosten über eine lange Zeit kann zur Kündigung des Mietverhältnisses führen. Mieterinnen und Mieter haben jedoch das Recht, die Nebenkostenabrechnung genau zu prüfen. Dafür haben Sie bis zu 12 Monate Zeit, denn erst nach Ablauf dieser Frist dürfen keine Korrekturen mehr verlangt werden (§556 Abs. 3 BGB). Die Nebenkostenabrechnung muss übersichtlich gestaltet sein, so dass Sie diese gut nachvollziehen können. Dabei dürfen diese Informationen nicht fehlen:
- die genaue Bezeichnung der Betriebskosten
- der Verteiler- oder Umlageschlüssel je Position
- der Anteil, der vom Mieterinnen und Mieter zu tragen ist
- die Gesamtkosten der Position
Bei Unstimmigkeiten können Sie von der Vermieterin oder dem Vermieter Einsicht in Belege verlangen. Das bezieht sich nicht nur auf die Abrechnungen von Fremdleistungen, sondern auch auf die Abrechnungen der anderen Wohnparteien. Allerdings dürfen Sie die Originalbelege nur in den Räumen der vermieteten Person oder seiner beauftragenden Person einsehen. Das Zusenden von Kopien ist ein freiwilliges Zugeständnis von Eigentümerinnen und Eigentümern .Sie sind rechtlich also nicht dazu verpflichtet.
Was tun bei Fehlern in der Nebenkostenabrechnung?
Mietervereinigungen schätzen den Anteil fehlerhafter Betriebskostenabrechnungen auf über 50%. Die unstimmigen Punkte reichen dabei von falschen Verteilerschlüsseln über einen fehlerhaften Abrechnungszeitraum bis hin zu Kostenarten, die trotz Umlageverbot verteilt worden sind. Als Mieterin oder Mieter sollten Sie daher die Nebenkostenabrechnung genau prüfen, sobald sie eingegangen ist. Haben Sie Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung, legen Sie schriftlich Widerspruch ein. Die Frist dafür beträgt ebenfalls zwölf Monate, sie beginnt mit dem Tag des Posteingangs der Abrechnung.
Müssen Mieterinnen und Mieter die Betriebskosten für leer stehende Wohnungen mit übernehmen?
Leerstand ist für Vermieterinnen und Vermieter ärgerlich – ihnen entgehen so wichtige Einnahmen. Für Mieterinnen und Mieter des betroffenen Hauses heißt es jetzt, die Nebenkostenabrechnung genau zu prüfen. Die Betriebskosten für die leerstehenden Wohnungen haben Eigentümerinnen und Eigentümer nämlich selbst zu übernehmen.
Achten Sie bei der Prüfung vor allem auf die Verteilerschlüssel: Bei verbrauchsunabhängigen Betriebskosten, die etwa gemäß der Anzahl der Wohnungen oder nach Wohnfläche aufgeteilt werden, muss der Leerstand berücksichtigt werden. Sogar bei Heizkosten, bei denen in der Regel ein Teil der Kosten nicht auf Grundlage eines tatsächlichen Verbrauchs umgelegt wird, müssen freie Wohnungen mit in die Abrechnung einbezogen werden.
Rechte und Pflichten von Eigentümerinnen und Eigentümern
Vermieterinnen und Vermieter dürfen in ihren Mietverträgen keine vom Gesetz abweichenden Vereinbarungen zu den Betriebskosten oder zu den einzuhaltenden Fristen abschließen, wenn sie ihre Mieterinnen und Mieter damit benachteiligen. Zu einer Teilabrechnung, etwa bei einem Auszug, sind sie jedoch nicht verpflichtet. Widersprechen Wohnungsnutzer der Nebenkostenabrechnung, so muss die Abrechnung innerhalb der nächsten 12 Monate korrigiert werden. Sind die Fristen verstrichen, können Wohnungsbesitzer keine Nachforderungen mehr stellen, es sei denn, sie haben die Verspätung der Abrechnung nicht zu vertreten.
6 Schritte für die Prüfung der Nebenkostenabrechnung
Kam die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig?
Im Mietrecht sind Fristen wichtig - gemäß gesetzlicher Vorgabe (§556 Abs. 3 BGB) muss die Abrechnung der Betriebskosten zum Ende des Jahres vorliegen, das dem Abrechnungszeitraum folgt.
Bezieht sich die Abrechnung tatsächlich auf den angegebenen Abrechnungszeitraum?
Rechnungen Dritter, etwa des Wasserversorgers oder des Reinigungsunternehmens, beziehen sich oft auf einen anderen Abrechnungszeitraum als das Kalenderjahr. Dann ist eine Abgrenzung der Kosten erforderlich – hier schleichen sich schnell Fehler ein.
Sind alle aufgeführten Nebenkosten wirklich umlagefähig?
Betriebskosten, die nicht vereinbart worden sind, müssen nicht nachträglich übernommen werden! Eine Doppelabrechnung ist nicht erlaubt. Erledigt zum Beispiel der Hausmeister oder die Hausmeisterin die Gartenpflege, so dürfen keine Kosten für Fremdfirmen ausgewiesen werden.
Sind die vereinbarten Verteilerschlüssel eingehalten worden?
Welchen Schlüssel Vermieterinnen und Vermieter für die Aufteilung verwenden, sind frei wählbar, solange es im Mietvertrag festgehalten wird. Sie können die Schlüssel beliebig miteinander kombinieren. Oft gibt es für Heizkosten einen verbrauchsabhängigen Teil, der nach einer Zählerablesung verteilt wird. Die Zählermiete richtet sich dagegen nach der Anzahl der vorhandenen Zähler. Innerhalb eines Hauses sollten jedoch alle Mietverträge gleich behandelt werden.
Sind Betriebskosten für leerstehende Wohnungen herausgerechnet worden?
Gehen Sie auf Nummer sicher und prüfen Sie den Verteilerschlüssel. Wurde die leerstehende Wohnung fälschlicherweise mit eingerechnet?
Ist das Gesetz der Wirtschaftlichkeit beachtet worden?
Vermieterinnen und Vermieter müssen ihre Betriebskosten vorab schätzen und angemessene Vorauszahlungen von ihren Mieterinnen und Mietern verlangen. Eine sehr hohe Nachzahlung, die aufgrund von deutlich zu niedrigen Abschlägen entstanden ist, müssen Sie als Mieterin oder Mieter nicht hinnehmen. Sie müssen sich darauf verlassen können, dass die Angaben im Mietvertrag korrekt sind.
