• Ihre Kontoauszüge richtig aufbewahren

    Aufbewahrungsfrist Ihrer Kontoauszüge - das müssen Sie wissen

    Wertvolle Tipps und Tricks

Kontoauszüge wegwerfen oder aufbewahren? Das ist die Frage!

Sie bekommen ihn jeden Monat – den Kontoauszug. Doch, was jetzt? Ab in den Ordner oder in den Mülleimer? Belege haben ihren Sinn! Daher zeigen wir Ihnen mit diesem Ratgeber, wofür Sie die Auszüge brauchen, geben Tipps für die Aufbewahrung und nennen die Aufbewahrungsfristen.


Kontoauszüge aufbewahren

Rund um die Aufbewahrungsfrist von Kontoauszügen

Rechnungen, Belege über Einkünfte, Dokumente und Kontoauszüge – möchten Sie alles aufbewahren, was über die Jahre ins Haus flattert, füllen die Papiere bald zahlreiche Aktenordner. Doch die Schriftstücke sofort nach dem Lesen in den Müll zu werfen ist auch keine Lösung. Darum ist es gut, einen Überblick über die Aufbewahrungsfristen zu behalten. Wie sieht es da bei den Kontoauszügen aus?


Gibt es für die Kontoauszüge eine Aufbewahrungspflicht?

Fristen für das Aufbewahren der Auszüge in Deutschland sind unterschiedlich geregelt. Ob für Sie eine Aufbewahrungspflicht zum Tragen kommt, hängt davon ab, ob Sie

  • eine Privatperson sind,
  • eine Privatperson mit einem hohen Einkommen sind,
  • oder Unternehmer sind.
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Privatpersonen

Sie sind nicht verpflichtet Auszüge als Belege zu archivieren. Eine Ausnahme gibt es, wenn die Kontoauszüge zum Nachweis von haushaltsnahen Dienstleistungen oder für die Bezahlung von Handwerkerrechnungen gegenüber dem Finanzamt dienen. Dann sollten Sie die Belege behalten, bis der Steuerbescheid ergangen und die Einspruchsfrist abgelaufen ist. Alle Buchungsbelege für Handwerkerleistungen, Lieferungen und Dienstleistungen in Verbindung mit einem Grundstück müssen Privatpersonen dagegen verpflichtend 2 Jahre¹ lang aufbewahren.

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Privatpersonen mit einem Einkommen über 500.000 €

Vielverdiener haben eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Auszüge von 6 Jahren, unabhängig davon, wann ein Steuerbescheid ergangen ist. Dabei ist der Ablauf des Kalenderjahres maßgebend.

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Unternehmer

Schon durch die selbstständige oder freiberufliche Tätigkeit sind sie verpflichtet, Zahlungsbelege und Dokumente zu archivieren und aufzubewahren. Mit Kontoauszügen ist es nicht anders. Für Unternehmer – selbst für Klein- und Kleinstunternehmer – gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren¹ für alle Belege, auch dem Finanzamt gegenüber.

1 § 14b Umsatzsteuergesetz


Wie lange sollten Privatpersonen Kontoauszüge aufbewahren?

Eine empfehlenswerte Aufbewahrungsfrist für Auszüge sind 3 Jahre (bei Privatpersonen mit einem Einkommen unterhalb von 500.000€). Grundlage dafür ist, dass Alltagsgeschäfte erst nach dieser Frist verjähren. In diesem Zeitraum ist es immer vorteilhaft, einen Nachweis über Zahlungen und Geldeingänge zu haben. So können Sie zum Beispiel jederzeit belegen, wann Sie Miete oder andere Verbindlichkeiten beglichen haben. Das ist auch wichtig, wenn Sie bereits Online Banking nutzen und durch die Suchfunktion einen Rückblick auf die Buchungen des vergangenen Jahres darstellen können.

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Aus welchen Gründen sollten auch Privatpersonen Kontoauszüge aufbewahren?

Für Sie gilt keine Aufbewahrungspflicht? Bevor Sie nun erleichtert alle Kontoauszüge in den Papiermüll werfen, nennen wir Ihnen noch einige Gründe, die Belege doch noch einige Zeit zu behalten:

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Die Kontoauszüge dienen der Kontrolle!

Selbstverständlich können Sie den Buchungen Ihrer Bank vertrauen. Trotzdem erlauben Sie Geschäften, Versorgern und anderen Dienstleistern Lastschriften und Kartenzahlungen von Ihrem Girokonto abzubuchen. Dabei könnte es zu einem Fehler kommen. Besonders auch nach einem Urlaub ist die Kontrolle der Belege wichtig. So stellen Sie sicher, dass niemand Ihre Kreditkarten- oder Kontodaten missbraucht.

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Mit Kontoauszügen können Sie einen Nachweis erbringen!

Bei Großereignissen wie Urlaub oder Hochzeit geben die meisten sehr viel Geld aus, das an unterschiedliche Zahlungsempfänger geht. Vielleicht kommen sogar noch Rechnung mit deutlichem Zeitverzug im Briefkasten an. Dann ist es natürlich gut, wenn Sie mit den Auszügen noch eine Kontrollmöglichkeit haben. So bezahlen Sie nichts doppelt und besitzen einen Nachweis, falls der Rechnungssteller anderer Meinung ist. Grundsätzlich sollten alle Auszüge, die als Nachweis gegenüber dem Finanzamt verwendet wurden, mindestens bis zum Erlass des Steuerbescheids und dem Ende der Einspruchsfrist aufbewahrt werden, im Zweifelsfall länger.

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Umtausch mit einem Kontoauszug – ist das möglich?

Haben Sie das auch schon erlebt? Gerade gekauft stellen Sie fest, die Sache passt nicht zu Ihnen. Doch in der Einkaufstasche fehlt der Kassenzettel. Er ist auch nicht im Geldbeutel oder an der Ware. Was nun? Einige Händler bieten Umtausch oder Rückgabe auch gegen die Vorlage eines Kontoauszugs an. Probieren Sie es einfach aus!

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Der Garantiefall und der Kontoauszug

Auch, wenn Privatpersonen Belege nicht aufbewahren müssen, brauchen Sie sie doch für die Garantie oder Gewährleistung. In Deutschland ist generell eine Garantie von 2 Jahren vorgesehen. Mit einem Rechnungsbeleg oder den Kontoauszügen weisen Sie bei einem Defekt nach, wann und wo Sie das Gerät gekauft haben. Deshalb sollten Sie auch Zahlungsbelege über diesen Zeitraum aufbewahren. Für den Hausbau und den damit verbundenen Handwerkerleistungen haben Sie oft sogar eine Gewährleistungsfrist von 5 Jahren. Ihre Auszüge dienen als mögliche Nachweise über die Zahlungen gegenüber Gewährleistungspflichtigen.


Die Kontoauszüge aufbewahren – digital oder in Papierform?

Bekommen Sie Ihre Auszüge noch in Papierform zugeschickt oder drucken Sie sie sich selbst am Automaten, dann haben Sie die Originale in der Hand und legen Sie in einem Aktenordner ab. Immer mehr Kunden steigen in der Zwischenzeit auf ein elektronisches Postfach um und bekommen die Belege in digitaler Form. Was dann? In diesem Fall gelten die elektronischen Dokumente als Originale und sollten auch so gespeichert werden. Die Commerzbank bietet bereits eine Archivierung der Kontoauszüge in Ihrem Postfach für 10 Jahre an. Es spricht jedoch nichts dagegen, wenn Sie Ihre Auszüge trotzdem noch ausdrucken und in Papierform ablegen möchten.

Achtung: Sind Sie Gewerbetreibender oder Freiberufler? Dann müssen Sie neben Ihrer Aufbewahrungspflicht auch die Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung elektronischer Dokumente nach GoBD beachten. Ihr Steuerberater hilft Ihnen bei der Frage weiter, welche Anforderungen Betriebsprüfer und das Finanzamt nach dieser Verordnung stellen.

Hilfe bei verlorenen Kontoauszügen

Hilfe! Ich habe einen Kontoauszug verloren!

Ein fehlender Auszug ist kein Weltuntergang, denn Sie können ihn nachbestellen. Gerade, wenn Sie ihn als Nachweis fürs Finanzamt benötigen, sollten Sie das so schnell wie möglich erledigen. Die Commerzbank bietet Ihnen diesen Service sowohl in einer Filiale als auch über das Onlinebanking an. Insgesamt sind Banken verpflichtet, Belege nach § 257 Handelsgesetzbuch für 10 Jahre aufzubewahren. Daher können Sie auf jeden Fall Auszüge bis zu diesem Zeitraum rückwirkend erhalten.

Sie haben ein Girokonto bei der Commerzbank und nutzen noch kein Online Banking? Hier können Sie Ihren Zugang beantragen.

Papierlos glücklich - mit dem Elektronischen Postfach

Was kostet es, einen Kontoauszug nachzubestellen?

Sind Kontoauszüge verloren gegangen, können Sie die Belege erneut anfordern. Dabei entsteht eine Gebühr, die von Bank zu Bank variiert. Wie funktioniert die Nachbestellung eines Auszugs bei der Commerzbank? Schauen Sie mal hier nach! Dort erfahren Sie auch, was der Service bei uns kostet. Eine andere und vor allem kostenfreie Lösung besteht darin, das elektronische Postfach zu nutzen. Dort hält die Commerzbank Ihre Auszüge bis zu 10 Jahre digital für Sie bereit.

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Nie mehr chaotische Dokumente – 5 Tipps für die Ablage

Unterlagen geraten schnell durcheinander, wenn wir nicht von Beginn an ein zuverlässiges Ablagesystem festlegen. In Papierform bedeutet das, Aktenorder zu beschriften und mit den Belegen zu füllen. Anders sieht es aus, wenn Sie die Dokumente digital ablegen. Mit einigen Tipps ist schnell Ordnung im Belegdschungel:

Wichtig: Unternehmer und Vielverdiener sind auf der sicheren Seite, wenn sie ihre elektronischen Auszüge nach den Vorgaben des GoBD archivieren. Nur dann erkennt das Finanzamt die Belege als Originale an. Um das sicherzustellen, sollten Sie Ihren Steuerberater um Rat fragen.

Tipp 1

Die Kontoauszüge nach Datum sortieren

Die ältesten Auszüge kommen zuerst in den Ordner. Hat ein Auszug mehrere Seiten, sortieren Sie ebenfalls vom ältesten Datum zum jüngsten, sodass die Seite mit dem Kontosaldo oben auf liegt.

Tipp 2

Buchungsbelege

Sortieren Sie die Kontoauszüge so großzügig, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnungen jeweils hinter den Kontoauszug mit der Buchung abzulegen. Nun haben Sie die Buchungsbelege immer bei der Zahlung. Auf diese Weise findet sich auch Ihr Steuerberater schneller in Ihren Finanzen zurecht.

Tipp 3

Haushaltsbuch

Kontoauszüge eignen sich hervorragend, um die monatlichen Einkünfte und Ausgaben zu kontrollieren. Können Sie deshalb einen Zahlungsbeleg nicht mehr finden oder haben Sie eine Barauszahlung bzw. -einzahlung verbucht, können Sie eine handschriftliche Notiz mit dem Verwendungszweck und weiteren Informationen hinter die Buchung heften.

Tipp 4

Digitale Sortierung

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre elektronischen Kontoauszüge abzulegen. Die Erste ist, alle Auszüge auszudrucken und sie analog zu den Papierauszügen zu archivieren. Als Alternative legen Sie sich auf dem Computer oder einer Cloud ein Verzeichnis an. Dort sortieren Sie die digitalen Belege ebenfalls nach Monat und Jahr.

Tipp 5

Register

Für jeden Monat gibt es ein neues Registerblatt und für jedes Jahr einen neuen Ordner.

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Wichtig

Unternehmer und Vielverdiener sind auf der sicheren Seite, wenn sie ihre elektronischen Auszüge nach den Vorgaben des GoBD archivieren. Nur dann erkennt das Finanzamt die Belege als Originale an. Um das sicherzustellen, sollten Sie Ihren Steuerberater um Rat fragen.


Ordnung ist das halbe Leben – dafür brauchen Sie Kontoauszüge!

Unverhofft brauchen Sie plötzlich einen Nachweis, dass Sie Ihre Miete bezahlt haben oder wann Sie ein – nun defektes – Gerät gekauft haben. Dann sind Sie froh, wenn Sie den Kontoauszug noch haben. Auch für den Steuerbescheid oder die Beschäftigung eines Handwerkers kann ein Auszug noch nach Jahren wichtig sein. Deshalb bewahren Privatpersonen diese Belege mindestens 3 Jahre lang auf. Unternehmer und Vielverdiener haben eine Aufbewahrungspflicht und müssen damit noch längere Fristen einhalten.


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